6 Trik Aplikasi Zoom yang Perlu Diketahui

Jika kita terpaksa harus bekerja dari rumah, mungkin kita perlu tahu tentang aplikasi Zoom. Zoom adalah suatu aplikasi yang diperuntukan untuk rapat dari jarak jauh dan sebagai alat kolaboratif

Zoom mudah digunakan, tetapi ada beberapa trik yang dapat membuat pengalaman menggunakan aplikasi Zoom menjadi lebih menarik.

Tentunya menerapkan tips-tips dibawah ini dapat membantu kita mempersiapkan rapat online dengan baik.

ID Rapat atau Meeting ID

Meskipun Zoom memungkinkan kita menjadwalkan suatu rapat, tetapi mungkin lebih mudah menggunakan jika membuat ID rapat. ID ini dapat digunakan berulang kali, sehingga tidak perlu diatur dari awal ketika ingin memulai suatu rapat.

Anggota rapat dapat menyimpan suatu kode yang bisa dijadikan referensi untuk setiap rapat. Jadwal rapat sangat fleksibel tergantung keinginan kita dan tidak mesti harus menjadwalkan rapat di Zoom.

Obrolan atau Chat

Saat rapat menggunakan video atau audio via aplikasi, kita juga bisa menggunakan fitur obrolan atau chat sebagai pesan cepat. Pesan dapat dikirim ke seluruh grup atau secara pribadi ke seseorang. Fitur ini memudahkan komunikasi berlanjut tanpa harus mengganggu pembicara di rapat.

Saluran obrolan juga dapat dibuat untuk digunakan di luar rapat. Fitur ini juga dapat membagikan file, gambar, dan screenshot sebagai referensi untuk pertemuan selanjutnya atau untuk flashback ke pertemuan sebelumnya.

Kontrol host atau Host Control

Mengarahkan rapat dari jarak jauh bisa jadi sangat rumit. Zoom menyediakan kontrol host untuk membantu membuat rapat berjalan dengan lancar. Host rapat memiliki opsi untuk mengontrol pengaturan audio, video, dan berbagi layar peserta rapat. Peserta rapat dapat mengubah preferensi sesuai keinginan mereka sendiri.

Jika host memilih untuk membisukan semua peserta lain kecuali yang diminta, fitur “angkat tangan” atau “raise hand” dapat diterapkan. Sama seperti jika berada di ruang kelas, perintah tombol ini memungkinkan peserta untuk memberi tahu pembicara bahwa mereka ingin menyampaikan pertanyaan atau komentar. Fitur ini mencegah gangguan yang tidak dibutuhkan dan sehingga rapat online masih tetap kondusif.

Host juga dapat mengaktifkan berbagi layar secara bersamaan.

Berbagi layar secara bersamaan

Berkolaborasi dalam suatu presentasi atau rapat menjadi lebih mudah dengan adanya kemampuan berbagi layar di aplikasi Zoom. Host rapat dapat memungkinkan banyak peserta untuk membagikan layar mereka berdasarkan kebutuhan. Dokumen dapat dishare secara real time, presentasi dapat disajikan dengan beberapa layar atau tampilan.

Untuk pertemuan yang lebih santai dan ringan untuk sekedar memberikan semangat dan moral ke tim , pertimbangkan untuk menggunakan berbagi layar untuk suatu kegiatan ice-breaking.

Minta peserta rapat untuk merespon dengan membuat gambar cepat di komputer mereka dan membandingkannya satu sama lain dengan peserta lain. Selain itu peserta rapat juga dapat lebih memperkenalkan dirinya kepada anggota rapat yang lain agar lebih akrab dan saling menegenal.

Tampilan speaker aktif

Teknologi video di aplikasi Zoom menyediakan tampilan untuk pengeras suara aktif. Software otomatis mendeteksi pengguna mana yang berbicara dan mengubah layar ke jendela mereka.

Secara teori ini memungkinkan transisi yang mulus di antara masing-masing kontributor. Jika terlalu banyak orang yang berbicara dan fitur ini menjadi terlalu berisik. Kita dapat dengan cepat menonaktifkannya dengan memilih peserta tertentu untuk mengunci layar kita. Berfokus pada host, bahkan ketika orang lain berkomentar, dapat menciptakan suasana online yang mirip dengan pertemuan di kehidupan nyata.

Apabila ingin lebih ekstrim lagi, tampilan galeri memungkinkan kita melihat hingga 25 layar sekaligus, memungkinkan kita untuk melihat seluruh tim sekaligus.

Paket Dasar vs Pro

Aplikasi Zoom digunakan secara bebas dan tetap berfungsi dengan baik,  tetapi dengan beberapa pengecualian. Paket dasar aplikasi Zoom hanya memungkinkan pertemuan hingga 40 menit saja. Jika kita meng-upgrade ke paket pro kita diberikan waktu hingga 24 jam. Sangat cocok apabila kita perlu waktu yang banyak untuk rapat dengan tim.

Jika kita merasa hanya perlu 40 menit atau kurang untuk rapat, kita tidak perlu khawatir. Zoom memungkinkan semua penggunanya menjadi host pertemuan tanpa batas dengan hingga 100 peserta.

baca juga: 7 Tips Bekerja dari Rumah yang Produktif

Fitur lain dari paket Dasar, seperti yang disebutkan di atas, adalah rekaman lokal dari pertemuan, fitur ‘mengangkat tangan’, dan berbagi layar secara simultan di antara para peserta.

baca juga: 6 Manfaat Positif Media Sosial

Selain waktu rapat hinggal 24 jam, Paket Pro juga menawarkan cloud storage 1 GB untuk rekaman, ID rapat pribadi yang bisa disesuaikan, dan paket tambahan. Untuk perusahaan besar, memungkinkan lebih banyak peserta dan lebih banyak host untuk digunakan.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *