Anda mungkin tidak menyadarinya, namun kebiasaan Anda dalam mengatur kalender dapat menentukan kesuksesan dan produktivitas Anda. Hal ini karena tanpa manajemen kalender yang tepat, Anda tidak akan fokus dan produktif seperti yang seharusnya.
Dengan mengingat hal tersebut, berikut ini adalah delapan metode untuk mengelola kalender Anda layaknya seorang bos.
Konsolidasi
Dalam hal kalender, kita semua memiliki selera yang berbeda. Beberapa orang masih mengandalkan agenda kertas. Yang lainnya memanfaatkan kalender dinding berukuran besar. Beberapa orang tidak bisa hidup tanpa aplikasi kalender online.
Tidak ada kalender yang benar atau salah selama kalender itu membuat Anda tetap teratur dan produktif. Namun, Anda biasanya akan dapat menemukan satu yang cocok untuk Anda.
Masalahnya adalah bahwa kalender tertentu mungkin tampak memiliki terlalu banyak kemungkinan. Mungkin Anda memiliki satu janji temu yang ditulis dalam agenda Anda dan janji temu lainnya yang secara otomatis ditambahkan ke kalender online Anda. Akibatnya, Anda menjadi mudah bingung dan mulai melakukan pemesanan ganda.
Gabungkan kalender Anda ke dalam satu kalender jika Anda ingin menanganinya secara profesional. Dengan cara ini, Anda memiliki semuanya di satu tempat.
Hal yang sama berlaku untuk perangkat produktivitas lengkap Anda. Lebih sedikit lebih baik.
Saya menggunakan Google Kalender, Wunderlist, dan buku catatan Moleskine. Namun, saya mulai bereksperimen dengan bullet journaling untuk membatasi alat produktivitas saya. Hal ini mencegah saya untuk terus-menerus berpindah-pindah antara kalender, daftar tugas, dan catatan.
Ciptakan rutinitas.
Setiap malam sebelum tidur, saya merencanakan apa yang akan saya lakukan keesokan harinya. Saya memiliki gambaran dasar tentang apa yang akan terjadi minggu depan, bulan depan, dan bahkan tahun depan. Apa alasannya? Saya menggunakan kalender online saya untuk merancang dan mengikuti rutinitas harian.
Jadwal saya memiliki blok waktu tertentu yang dicadangkan untuk kegiatan tertentu, oleh karena itu saya berusaha mencari tahu bagaimana cara menghabiskan waktu saya. Saya sudah tahu jauh-jauh hari sebelumnya. Hal ini membuat kalender saya tetap terstruktur karena saya tidak tumpang tindih dengan tugas atau rapat. Hal ini juga memastikan bahwa saya produktif karena saya tidak melakukan sesuatu kecuali sudah dijadwalkan. Berikut adalah beberapa buku manajemen waktu untuk membantu dalam hal ini.
Gabungkan aktivitas yang sebanding ke dalam beberapa blok.
Berapa kali Anda berhenti mengerjakan sebuah proyek untuk menghadiri rapat atau membalas email? Hal itu jelas mengurangi produktivitas Anda. Hal ini karena ketika kita terputus, dibutuhkan waktu sekitar 25 menit untuk melanjutkan pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Agar tetap berada di jalur yang benar, hentikan multitasking dan mulailah melakukan tugas tunggal:
Batching mengacu pada penjadwalan dan pengelompokan aktivitas yang sebanding. Hal ini memungkinkan Anda untuk mencapai kondisi mengalir, mengurangi stres, menghemat waktu, dan membuat Anda tetap fokus dan berenergi karena Anda tidak berpindah-pindah pekerjaan. Misalnya, tentukan waktu tertentu di kalender Anda untuk menjawab email dan blok lain untuk pekerjaan yang tidak terganggu.
Jadwalkan pertemuan serupa di hari yang sama untuk menjaga momentum Anda tetap berjalan. Selain itu, informasi tersebut masih segar dalam ingatan Anda.
Jadwalkan blok waktu luang, serta istirahat dan makan siang. Hal ini memungkinkan Anda untuk beristirahat, berkonsentrasi, dan mengisi ulang tenaga sehingga Anda dapat menjalani sisa hari.
Manfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya dengan menjadwalkan banyak rapat.
Ketika menjadwalkan rapat di kalender online Anda, waktu default selalu satu jam. Sebenarnya, Anda tidak perlu menyisihkan waktu selama itu untuk setiap rapat.
Misalnya, untuk pertemuan awal, jadwalkan panggilan telepon selama sepuluh menit. Dengan cara ini, Anda bisa langsung ke intinya. Lebih penting lagi, jika Anda merasa hubungan tersebut tidak berguna, Anda hanya menghabiskan sepuluh menit dari hari Anda.
Jika Anda sudah mengenal orang tersebut, sisihkan waktu 45 menit, termasuk 15 menit untuk perjalanan, untuk bertemu dengannya di kedai kopi terdekat. Jika Anda sedang memberikan arahan, batasi pembicaraan hingga 10-15 menit. Adakan rapat staf mingguan yang berlangsung antara 20 hingga 30 menit.
Ini adalah waktu yang paling cocok untuk saya.
Dasar pemikirannya adalah bahwa tidak semua rapat membutuhkan waktu yang sama. Sebelum mengadakan rapat, pertimbangkan jumlah waktu yang optimal untuk disisihkan, untuk memastikan bahwa Anda hanya menjadwalkan waktu yang tepat untuk rapat. Berikut ini beberapa tips manajemen waktu yang berguna untuk membantu Anda menjalani rapat.
Hindari janji temu yang berurutan.
Berbicara mengenai rapat, hindari membuat janji temu yang berurutan. Ini adalah teknik yang sudah terbukti untuk memastikan bahwa Anda terlambat menghadiri pertemuan kedua. Hal ini dikarenakan beberapa pertemuan memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, Anda membutuhkan waktu ekstra untuk mempersiapkan diri, atau Anda terjebak macet.
Saya bertujuan untuk menyisakan waktu setidaknya 15 menit di antara pertemuan, dan 30 menit jika saya menuju ke tempat baru. Hal ini memungkinkan saya untuk rileks, fokus kembali, dan menghindari terlambat menghadiri rapat.
Bersihkan kekacauan.
Apakah Anda ingin kehilangan kendali penuh atas kalender Anda? Biarkan kalender Anda menjadi sangat berantakan hingga penuh sesak.
Hal ini menunjukkan bahwa kalender Anda sudah penuh:
Pertemuan yang tidak memiliki agenda, seperti “check-in”.
Rapat yang tidak memiliki agenda atau tujuan.
Acara dan komitmen berulang yang tidak lagi sesuai dengan kalender Anda.
Mengisi kalender Anda dengan tugas-tugas kecil.
Menjadwalkan kegiatan rutin, seperti mengajak anjing Anda berjalan-jalan di pagi hari.
Pelajari cara mendelegasikan.
Luangkan waktu beberapa menit untuk menghilangkan kekacauan di kalender Anda. Kalender Anda akan tetap ramping dan ringkas, sehingga lebih mudah dikelola.
Katakan saja, “Tidak.”
Jika Anda terus-menerus mengatakan “ya” untuk setiap permintaan dan undangan, jadwal Anda akan segera dipenuhi dengan tugas dan acara yang bukan milik Anda. Dengan kata lain, alih-alih menyisihkan waktu untuk pekerjaan Anda sendiri, Anda malah menghabiskan waktu untuk membantu orang lain menyelesaikan pekerjaan mereka. Alih-alih memiliki waktu luang di akhir pekan untuk trekking atau mengikuti kelas kuliner, Anda justru menghabiskannya untuk berpesta.
Ini bukan berarti Anda tidak boleh mengatakan “ya”. Menetapkan batasan akan memastikan bahwa Anda tetap memegang kendali atas kalender Anda.
Jadwalkan tinjauan mingguan.
Ide ini berasal dari buku David Allen, “Getting Things Done,” dan konsepnya adalah sebagai berikut:
“Dari segi praktis, berikut ini adalah latihan tiga bagian yang [terdiri dari Tinjauan Mingguan]: Perjelas, ikuti perkembangan, dan jadilah inovatif. Menjadi jelas akan memastikan bahwa semua item yang Anda peroleh diproses. Tetap terkini akan memastikan bahwa semua “peta” atau daftar orientasi Anda diperiksa dan diperbarui. Ketika Anda menjadi lebih jelas dan terkini, aspek kreatif akan muncul secara alami.
Jadi, sebelum membebani jadwal Anda dengan janji temu, lakukan tinjauan mingguan Anda sendiri di mana Anda:
Meninjau masa lalu. Periksa kalender minggu lalu. Anda mungkin telah melewatkan sesuatu, seperti mengirim email tindak lanjut.
Tinjau rencana masa depan Anda. Hal ini akan mengingatkan Anda akan janji temu atau pertemuan yang akan datang, sehingga Anda dapat mempersiapkan diri.
Memulai minggu Anda dengan pola pikir yang positif. Meninjau kalender Anda pada Minggu malam atau Senin pagi akan memastikan bahwa Anda akan proaktif dan siap untuk minggu depan.