1. Tulis Tiga Tugas Penting di Pagi Hari
Pada awal hari, ambil selembar kertas kosong dan letakkan di tengah meja Anda. Di bagian atas, tulislah tiga hal paling penting yang ingin Anda capai hari itu. Tiga tugas ini adalah hal-hal yang cukup penting sehingga penyelesaiannya akan membuat Anda bisa menyatakan hari itu sukses, terlepas dari apa lagi yang Anda selesaikan.
Dengan menuliskan tugas-tugas ini secara fisik, Anda menciptakan pengingat visual yang kuat tentang apa yang perlu dilakukan. Proses ini membantu mengarahkan fokus Anda dan memprioritaskan waktu dan energi Anda ke arah tugas-tugas yang benar-benar penting. Ini juga memberikan rasa pencapaian yang nyata saat Anda mencoretnya satu per satu.
2. Pastikan Tugas Anda Realistis
Agar ini berhasil, Anda perlu memastikan bahwa tiga tugas penting Anda bukanlah sesuatu yang akan memakan waktu 12 jam. Pilih sesuatu yang masuk akal, bahkan jika itu berarti memecah beberapa tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Apa yang masuk akal tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan.
Misalnya, bagi seseorang yang bekerja sendirian di kantor dan jarang terganggu, mencoba menyelesaikan 5 atau 6 jam kerja “tugas penting” mungkin memungkinkan. Bagi banyak orang, mungkin hanya beberapa jam karena sisa hari akan diambil untuk menangani keadaan darurat dan gangguan. Menetapkan harapan yang realistis memastikan Anda dapat menyelesaikan tugas tanpa merasa kewalahan.
3. Fokus pada Tugas yang Paling Menguntungkan
Hari Anda seperti toples yang ingin Anda isi dengan tiga batu besar dan pasir. Jika Anda memasukkan pasir terlebih dahulu, Anda tidak dapat memasukkan batu, tetapi jika Anda memasukkan batu terlebih dahulu, pasir akan mengisi di sekitar batu. Tiga tugas penting adalah seperti batu. Jika Anda menempatkan mereka terlebih dahulu, segala sesuatu yang lain akan mengisi di sekitar mereka.
Namun, jika Anda membiarkan semua hal yang kurang penting merampas waktu yang Anda butuhkan untuk mengerjakan hal-hal penting, Anda tidak akan dapat menyelesaikannya di akhir. Dengan memprioritaskan tugas yang paling menguntungkan, Anda memastikan bahwa waktu dan energi Anda digunakan dengan cara yang paling produktif dan efektif.
4. Gunakan Kertas Fisik, Bukan Daftar Komputer
Sekarang, jika Anda adalah seseorang dengan daftar tugas berbasis komputer, Anda mungkin berpikir bahwa Anda bisa melewatkan selembar kertas. Berdasarkan pengalaman saya, proses menuliskan tiga tugas terpenting pada selembar kertas fisik dengan tinta asli dan kemudian mencoretnya adalah bagian yang sangat penting dari keberhasilan metode ini.
Bukan berarti memiliki daftar di komputer itu buruk, tetapi mengeluarkan tiga tugas ini dari sistem normal Anda dan menempatkannya tepat di depan Anda adalah cara yang ampuh untuk tetap fokus. Proses fisik ini membantu memperkuat komitmen Anda terhadap tugas-tugas tersebut dan membuat mereka lebih terlihat dan mendesak.
5. Buat Sistem yang Fleksibel
Tujuan dari sistem ini bukan untuk mencoba menjadwalkan setiap menit. Tujuannya adalah memastikan Anda membuat kemajuan menuju hal-hal penting dan tidak membiarkannya terpinggirkan. Fleksibilitas adalah kunci agar Anda tidak merasa terikat pada jadwal yang ketat dan dapat menyesuaikan prioritas sesuai kebutuhan.
Jika ada gangguan atau perubahan mendadak dalam jadwal Anda, Anda masih memiliki tiga tugas penting yang dapat Anda fokuskan. Ini membantu mengurangi stres dan meningkatkan kemampuan Anda untuk tetap produktif meskipun ada tantangan yang tidak terduga.