Apakah Anda ingin meningkatkan produktivitas? Inilah cara mengelola empat pilar penting produktivitas dengan bantuan teknologi terkini yang relevan di Indonesia.
Produktivitas sangat penting untuk kesuksesan di segala bidang. Mengingat sebagian besar waktu kita dihabiskan untuk bekerja, masuk akal jika kita melakukan segala cara untuk menjadikannya seefisien mungkin.
Namun, produktivitas bukanlah sesuatu yang datang secara alami bagi semua orang. Faktanya, ini adalah keterampilan yang bisa diasah melalui latihan. Seperti keterampilan lainnya, ada teknik dan alat yang dapat membantu Anda menjadi lebih baik dalam hal ini. Artikel ini akan memperkenalkan kerangka kerja yang dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda, khususnya dalam konteks Indonesia.
Empat Pilar Produktivitas
Empat pilar produktivitas adalah waktu, energi, konsentrasi, dan pengetahuan. Kita sebut saja sebagai kerangka TECK. Meskipun kerangka ini tidak mencakup semua trik produktivitas atau sistem yang ada, ini mencakup sebagian besar aspek penting yang bisa Anda mulai kelola segera.
Penting untuk mengelola dan mengoptimalkan keempat elemen ini secara bersamaan untuk memaksimalkan produktivitas Anda. Ini karena semuanya bekerja dalam hubungan yang saling mendukung satu sama lain.
Jadi, kapan pun Anda merasa kesulitan dengan produktivitas, Anda bisa langsung mengatasi masalahnya dengan mencari tahu pilar mana yang tidak seimbang. Misalnya, jika Anda memiliki waktu, energi, dan konsentrasi untuk mengerjakan sebuah proyek, tetapi Anda tidak tahu caranya atau tidak memiliki akses ke informasi penting, Anda tidak akan bisa mencapai produktivitas maksimal.
Oleh karena itu, Anda bisa mulai dengan membangun pengetahuan dan belajar sebanyak mungkin tentang proyek tersebut untuk meningkatkan produktivitas. Ketika Anda mengelola keempatnya dengan baik, produktivitas Anda akan meningkat pesat. Mari kita bahas setiap pilar secara lebih rinci, dengan alat dan teknik yang dapat membantu Anda mengelolanya.
Cara Meningkatkan Produktivitas Menggunakan Kerangka TECK
Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah salah satu area yang paling penting dalam produktivitas. Ini karena Anda hanya memiliki waktu tertentu dalam sehari, dan penting untuk menggunakannya dengan baik.
Rata-rata, orang bekerja 8 jam sehari. Meskipun Anda mungkin sering mengeluh tidak memiliki cukup waktu, itu sebenarnya cukup banyak waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas terpenting Anda. Jika Anda memprioritaskan tugas dan merencanakan dengan baik, Anda akan melihat bahwa Anda memiliki cukup waktu untuk menjadi produktif.
Jadi, bagaimana caranya? Anda bisa mengelola waktu dengan lebih baik dengan mengetahui dan memanfaatkan waktu biologis terbaik Anda atau chronotype, serta menggunakan metode manajemen waktu seperti timeboxing dan teknik Pomodoro.
- Timeboxing: Ide dari timeboxing adalah Anda menetapkan sejumlah waktu tertentu untuk mengerjakan sesuatu. Anda kemudian berhenti bekerja ketika waktu telah habis, bahkan jika Anda belum menyelesaikan tugas atau mencapai tonggak pencapaian. Ini adalah teknik untuk membantu Anda tetap fokus dan mendapatkan hasil maksimal dari waktu Anda. Anda bisa menggunakan aplikasi Google Calendar atau Notion untuk menerapkan timeboxing dengan lebih efektif.
- Teknik Pomodoro: Teknik Pomodoro terutama terdiri dari bekerja dalam waktu 25 menit, diikuti dengan istirahat cepat selama 5 menit. Setelah setiap empat siklus, Anda mengambil istirahat yang lebih lama, yaitu 15-20 menit. Aplikasi seperti Focus To-Do dan Forest adalah pilihan populer di Indonesia untuk mendukung teknik ini.
Energi
Energi adalah pilar penting lainnya dalam kerangka produktivitas karena dapat membantu atau menghambat kinerja Anda tergantung pada seberapa baik Anda mengelolanya.
Anda mungkin sering mendapati diri Anda tidak bekerja pada kapasitas puncak, yang bisa mempengaruhi produktivitas Anda. Hal ini karena, meskipun Anda dapat mengelola waktu dengan efektif, Anda tidak akan bisa melakukan banyak hal ketika Anda kelelahan. Sebaliknya, semakin banyak energi yang Anda miliki, semakin sedikit waktu yang Anda butuhkan untuk menghasilkan hasil yang luar biasa.
Anda bisa mengelola energi dengan lebih baik dengan memahami apa yang menguras atau meningkatkan energi Anda. Setelah Anda mengetahui hal tersebut, Anda bisa membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan tingkat energi Anda dan menjadwalkan tugas yang paling penting atau membosankan pada waktu yang tepat.
Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan energi Anda:
- Gunakan Aplikasi Manajemen Tidur: Mendapatkan tidur berkualitas cukup erat kaitannya dengan tingkat energi yang tinggi. Anda harus menargetkan setidaknya 7 jam tidur setiap malam dan memastikan bahwa lingkungan tidur Anda mendukung istirahat yang berkualitas. Aplikasi seperti Sleep Cycle dan Sleep as Android sangat membantu untuk mengelola kualitas tidur Anda.
- Nutrisi yang Tepat: Mendapatkan cukup nutrisi dari makanan adalah cara lain yang baik untuk meningkatkan tingkat energi Anda sepanjang hari. Makan buah-buahan, sayuran, dan camilan sehat akan memberikan Anda energi yang cukup untuk bekerja dengan kapasitas penuh. Aplikasi seperti MyFitnessPal dapat membantu Anda melacak asupan gizi harian Anda.
- Olahraga: Berolahraga secara teratur dapat membantu meningkatkan tingkat energi Anda. Selain itu, olahraga juga mengurangi stres, meningkatkan aliran darah ke otak, dan meningkatkan plastisitas otak. Yang paling penting, ini adalah cara yang bagus untuk menjaga energi Anda tetap tinggi sepanjang hari. Jika Anda mencari teman kebugaran yang praktis, aplikasi seperti 7 Minute Workout atau Nike Training Club bisa menjadi pilihan.
- Motivasi: Memiliki motivasi yang kuat untuk apa yang Anda lakukan adalah cara lain yang bagus untuk merasa energik dan mencapai lebih banyak hal. Ketika Anda memulai hari dengan cukup motivasi, tidak ada yang bisa menghentikan Anda untuk menjadi produktif. Anda bisa menggunakan aplikasi seperti Motivation – Daily Quotes untuk mendapatkan kutipan inspiratif setiap hari.
Konsentrasi
Mari kita asumsikan Anda memiliki cukup waktu dan energi, tetapi Anda dibombardir dengan gangguan dan interupsi. Tentu saja, ini akan mempengaruhi produktivitas Anda.
Konsentrasi adalah pilar ketiga produktivitas, dan ini mengacu pada kemampuan Anda untuk fokus pada apa pun yang Anda lakukan pada waktu tertentu tanpa terganggu. Menurut sebuah studi dari University of California, Irvine, dibutuhkan rata-rata 23 menit bagi seseorang untuk pulih dari gangguan dan kembali bekerja dengan produktif. Ketika banyak tugas bersaing untuk mendapatkan perhatian Anda, akan sangat sulit untuk fokus pada apa yang Anda lakukan.
Bagaimana cara meningkatkan fokus Anda?
- Hindari Multitasking: Multitasking sudah lama tidak dianjurkan karena banyak alasan. Ini mengganggu fokus Anda, membatasi kemampuan Anda untuk mengelola waktu dengan baik, dan menyebabkan stres. Ketika Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan, penting untuk menemukan cara membuat pekerjaan Anda lebih mudah dikelola, seperti menguasai single-tasking untuk meningkatkan produktivitas.
- Latih Mindfulness: Berlatih mindfulness memungkinkan Anda untuk tetap hadir di saat ini. Artinya, Anda mampu menutup gangguan dan fokus pada tugas yang sedang Anda kerjakan. Mindfulness juga dapat membantu Anda menghindari context-switching, sehingga lebih mudah bagi Anda untuk meningkatkan rentang perhatian. Aplikasi seperti Headspace dan Calm bisa membantu Anda berlatih mindfulness.
- Perbaiki Lingkungan Kerja Anda: Ada beberapa cara untuk meningkatkan lingkungan kerja Anda agar mendapatkan manfaat dari fokus yang lebih baik, misalnya dengan memastikan bahwa Anda bekerja di lingkungan yang tenang. Anda bisa menggunakan Noisli untuk menciptakan suara latar yang membantu meningkatkan konsentrasi.
- Sesuaikan Notifikasi Anda: Notifikasi adalah salah satu gangguan terbesar di tempat kerja. Anda bisa menghindari terganggu dengan menyesuaikan notifikasi Anda agar hanya menerima notifikasi saat benar-benar diperlukan. Aplikasi Digital Wellbeing dari Google bisa membantu Anda mengelola notifikasi dan waktu layar.
Pengetahuan
Untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu dan produktivitas Anda, Anda harus memiliki akses ke informasi dan alat yang tepat. Anda akan kesulitan menyelesaikan pekerjaan tanpa mengetahui caranya atau alat yang tepat untuk digunakan. Akses ke informasi yang relevan memungkinkan Anda menemukan cara baru dan inovatif untuk bekerja lebih cerdas, sehingga meningkatkan produktivitas Anda.
Hal ini karena ada banyak cara untuk mencapai hasil yang sama atau menyelesaikan tugas. Misalnya, akan membutuhkan lebih banyak waktu dan energi untuk memangkas halaman Anda dengan gunting rumput daripada dengan mesin pemotong rumput.
Oleh karena itu, penting untuk mengetahui praktik dan alat terbaik untuk apa pun yang perlu Anda capai. Anda bisa menantang diri sendiri untuk terus memeriksa bagaimana Anda melakukan pekerjaan Anda dan bagaimana Anda bisa melakukannya dengan lebih efisien.
Ada banyak cara Anda bisa meningkatkan keahlian profesional Anda. Jika Anda menghadapi tugas yang sangat menantang atau proyek baru, carilah tutorial, panduan, dan alat yang tepat di platform seperti YouTube atau forum, komunitas, dan situs web yang relevan.
Anda juga bisa mendaftar dalam kursus online melalui situs seperti Skillshare, Udemy, dan HarukaEdu untuk mengasah keterampilan Anda. Membuat wiki internal di organisasi Anda juga bisa menjadi cara yang bagus untuk menyediakan akses yang lebih baik ke informasi.
Terakhir, Anda juga perlu tahu kapan harus mendelegasikan atau meng-outsource tugas. Sebaiknya Anda tidak membuang waktu untuk sesuatu yang bisa dilakukan orang lain dengan lebih cepat, atau tugas berulang yang bisa Anda otomatisasi.
Raih Produktivitas Puncak dengan Kerangka TECK
Dengan mengelola dan mengoptimalkan keempat pilar ini, Anda akan berada di jalur untuk menjadi lebih produktif. Kemungkinan besar, Anda akan secara alami unggul dalam beberapa area dan kesulitan di area lainnya.
Setelah Anda mengidentifikasi pilar yang paling lemah, Anda bisa memanfaatkan strategi dan alat di atas untuk memperkuatnya. Dan ketika semuanya kuat, mereka akan bekerja bersama-sama untuk meningkatkan produktivitas Anda dan memberdayakan Anda untuk melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih sedikit.