Sebagai pemilik bisnis, pengusaha, atau manajer, mengelola tim adalah bagian penting dari tugas Anda. Namun, bahkan dengan tim yang solid, konflik antaranggota tim bisa terjadi kapan saja. Ketika itu terjadi, tanggung jawab Anda adalah menjadi mediator yang efektif. Konflik yang tidak terselesaikan bukan hanya mengganggu hubungan antarindividu, tetapi juga dapat mempengaruhi produktivitas seluruh tim.
Di Indonesia, budaya kerja yang seringkali menekankan kerjasama dan harmoni dalam tim bisa membuat konflik menjadi lebih kompleks. Oleh karena itu, berikut adalah tiga langkah penting yang dapat Anda ambil ketika tim Anda tidak bekerja sama dengan baik:
1. Kumpulkan Informasi yang Akurat
Langkah pertama dalam mediasi adalah mengumpulkan informasi dari semua pihak yang terlibat. Pastikan Anda memahami perspektif masing-masing individu yang terlibat dalam konflik. Ini bisa dilakukan dengan duduk bersama dalam sebuah diskusi kelompok atau melakukan pertemuan satu per satu dengan setiap anggota tim.
Di Indonesia, di mana hubungan interpersonal dan rasa hormat sangat dihargai, penting untuk bersikap sensitif saat mengumpulkan informasi. Jika seorang karyawan mengungkapkan keluhannya secara pribadi, jaga kerahasiaan informasi tersebut. Gunakan penilaian terbaik Anda untuk memahami masalah yang ada tanpa memperburuk situasi.
Selain itu, pastikan informasi yang Anda dapatkan dapat diandalkan. Pertimbangkan bias yang mungkin ada saat mendengarkan setiap sisi dari perselisihan dan berhati-hatilah dalam memisahkan fakta dari opini.
2. Identifikasi Solusi Potensial
Salah satu kesalahan umum dalam mediasi adalah merumuskan solusi yang terlalu umum. Minta setiap pihak yang terlibat untuk menyatakan dengan jelas apa yang mereka inginkan agar merasa lebih puas. Meskipun solusi ini mungkin tidak selalu sejajar, itu bisa menjadi titik awal untuk menemukan jalan tengah yang memuaskan semua pihak.
Hindari solusi sementara atau “Band-Aid” yang hanya menutupi gejala tanpa menyelesaikan akar masalah. Misalnya, jika dua karyawan mengalami kesulitan bekerja sama dalam sebuah proyek, memisahkan mereka bukanlah solusi jangka panjang. Cari tahu mengapa mereka tidak bisa bekerja sama dan perbaiki masalah tersebut.
Pertimbangkan juga bagaimana lingkungan kerja atau pembagian tanggung jawab mungkin berkontribusi pada konflik. Di Indonesia, tenggat waktu yang ketat bisa menambah tekanan dan menyebabkan ketegangan. Dengan memperpanjang tenggat waktu atau menetapkan tonggak kecil untuk setiap anggota tim, Anda mungkin bisa mengurangi ketegangan tersebut. Sebagai supervisor, Anda dapat berkontribusi secara langsung dengan merestrukturisasi lingkungan kerja jika diperlukan.
3. Selalu Lakukan Tinjauan Ulang
Meskipun Anda harus mempercayai karyawan untuk mengambil tindakan sesuai dengan kesepakatan mediasi, Anda tidak boleh berasumsi bahwa masalah telah selesai. Konflik selalu perlu ditinjau ulang. Hal ini penting untuk memastikan solusi yang diambil efektif dan untuk mendiskusikan cara menghindari perselisihan serupa di masa depan.
Setelah mencapai kesepakatan dengan pihak-pihak yang terlibat, jadwalkan waktu untuk melakukan laporan perkembangan. Berkomunikasi secara individual dengan setiap orang dalam beberapa hari atau minggu setelah mediasi, sebelum pertemuan laporan perkembangan. Jika seseorang masih mengalami kesulitan, mereka mungkin lebih bersedia untuk mengungkapkan kekhawatirannya secara pribadi daripada dalam diskusi kelompok.
Jika solusi yang telah diterapkan tampaknya tidak efektif, tinggalkan dan coba pendekatan lain. Saat Anda memantau perselisihan, Anda mungkin dapat mengidentifikasi satu faktor atau individu yang paling berkontribusi pada masalah. Jika ini terjadi, menjadi tanggung jawab Anda untuk menanganinya dengan tepat.
Mediasi Harus Jarang Dilakukan
Meskipun tidak sehat untuk membiarkan perasaan negatif terus berlanjut di antara tim Anda, terkadang tindakan terbaik adalah tidak melakukan apa-apa. Salah satu ciri kepemimpinan yang baik adalah mengetahui kapan harus campur tangan dan kapan harus mundur.
Di Indonesia, di mana budaya kolektif seringkali mendorong penyelesaian masalah secara internal, sebaiknya biarkan karyawan mencoba menyelesaikan masalah mereka sendiri terlebih dahulu. Keterlibatan Anda hanya diperlukan setelah mereka tidak berhasil menemukan solusi.
Namun, ketika Anda perlu turun tangan sebagai mediator, ikuti tiga langkah ini untuk memastikan Anda mencapai solusi dengan cepat dan efektif.