Pemilik bisnis, pengusaha, dan manajer-atau siapa pun yang memegang kendali atas sebuah tim-akan dituntut untuk menjadi penengah pada suatu waktu dalam karier mereka. Meskipun ini adalah kejadian yang jarang terjadi dan Anda memiliki hubungan tim yang baik, dua atau lebih rekan kerja akan berselisih paham pada suatu saat.
Mediasi bukanlah tanggung jawab yang bisa dianggap enteng. Konfrontasi yang tidak terselesaikan akan merusak seluruh tim, bukan hanya individu yang terlibat. Tanpa mediasi yang kompeten, konflik-konflik ini dapat mengakibatkan lingkungan kerja yang tidak bersahabat, yang dapat berdampak signifikan terhadap produktivitas.
Ketika Anda memiliki tim yang terdiri dari karyawan yang luar biasa, Anda harus menemukan cara untuk membuat mereka semua senang. Berikut adalah tiga langkah paling penting yang harus diambil ketika rekan kerja tidak dapat bekerja sama:
Kumpulkan informasi yang dapat dipercaya.
Bergantung pada bagaimana Anda menemukan masalahnya, salah satu tugas pertama dalam mediasi adalah mengumpulkan informasi untuk memastikan bahwa Anda memahami perspektif semua pihak yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan duduk bersama dalam sebuah kelompok atau memeriksa setiap karyawan secara individu.
Sangatlah penting untuk tetap peka saat mengumpulkan informasi tentang konflik. Jika seorang karyawan bercerita kepada Anda tentang masalahnya, tentu saja tidak tepat untuk menyampaikan masalah tersebut kepada karyawan lain. Ketika memutuskan cara terbaik untuk memahami situasi, gunakan penilaian terbaik Anda.
Selain itu, Anda harus menjamin bahwa informasi yang Anda berikan dapat diandalkan. Saat mendengarkan kedua sisi diskusi, jaga agar tidak ada bias dan bedakan fakta dari opini.
Mengidentifikasi solusi yang memungkinkan.
Kesalahan umum dalam mediasi adalah mengidentifikasi jawaban yang bersifat umum dan bukan jawaban yang spesifik. Mintalah setiap pihak yang terkena dampak untuk secara eksplisit mengidentifikasi apa yang akan membuat mereka lebih puas. Meskipun ide-ide ini mungkin tidak selalu sama, mereka akan memberikan titik awal untuk menentukan solusi realistis yang akan memuaskan semua orang.
Pastikan untuk menghindari solusi yang bersifat “bantuan”. Jika dua karyawan mengalami kesulitan untuk bekerja sama dalam sebuah proyek, pilihan “bantuan” yang bisa dilakukan adalah memisahkan mereka. Meskipun hal ini menyelesaikan gejala masalah, namun tidak menyelesaikan masalah yang mendasarinya, yaitu kedua karyawan tersebut gagal berinteraksi satu sama lain. Tentukan penyebabnya dan lakukan perbaikan yang diperlukan. Anda tidak boleh membuang waktu yang berharga untuk mencoba memisahkan dua karyawan Anda.
Pertimbangkan bagaimana suasana kerja atau pembagian tanggung jawab yang mungkin berkontribusi pada ketegangan. Sebagai contoh, mungkin karyawan-karyawan tersebut berada di bawah tenggat waktu yang ketat, yang menyebabkan stres. Anda mungkin dapat mengurangi beberapa kecemasan dengan memperpanjang tenggat waktu atau menetapkan target yang lebih kecil untuk setiap karyawan dalam proyek. Sebagai seorang supervisor, Anda mungkin dapat berkontribusi langsung pada solusi dengan mendesain ulang lingkungan kerja.
Selalu kembali.
Meskipun Anda harus mempercayai karyawan Anda untuk melaksanakan langkah-langkah yang mereka sepakati selama mediasi, Anda tidak boleh berasumsi bahwa hal ini telah terjadi. Pertengkaran harus selalu ditinjau kembali. Kembali ke topik tidak hanya akan membantu Anda untuk menentukan apakah solusi tersebut efektif, namun juga akan memungkinkan terjadinya percakapan mengenai cara menghindari perselisihan di masa depan.
Setelah mencapai kesepakatan dengan semua pihak yang terlibat, jadwalkan laporan kemajuan. Hubungi setiap peserta secara individu dalam beberapa hari atau minggu antara mediasi dan pertemuan laporan kemajuan. Jika seseorang masih kesulitan, mereka mungkin akan lebih cenderung untuk mengungkapkan kekhawatiran mereka kepada Anda secara pribadi daripada dalam pertemuan kelompok.
Jika solusi Anda tampaknya tidak berhasil, buanglah solusi tersebut dan cobalah yang lain. Setelah Anda mulai melacak perselisihan, mungkin akan mudah untuk mengidentifikasi satu faktor-atau satu orang-yang paling bertanggung jawab atas masalah tersebut. Jika demikian, tugas Anda adalah menanganinya dengan tepat.
Mediasi seharusnya jarang dilakukan.
Meskipun membiarkan perasaan tidak enak mendidih di antara anggota tim Anda tidak sehat, ada kalanya tidak melakukan apa pun adalah pilihan terbaik. Mengetahui kapan harus turun tangan dan kapan harus menyingkir adalah salah satu karakteristik kepemimpinan yang efektif.
Meskipun mungkin diperlukan dalam beberapa kasus, mediasi harus digunakan dengan hemat. Pada umumnya, staf Anda harus cukup dewasa dan profesional untuk bernegosiasi dan menyelesaikan konflik sendiri. Keterlibatan Anda seharusnya hanya diperlukan setelah pihak-pihak yang terlibat telah kehabisan semua opsi lain untuk penyelesaian.
Namun, ketika tiba waktunya untuk melakukan mediasi, ikuti tiga prosedur berikut untuk memastikan hasil yang cepat.
Pertimbangkan juga bagaimana lingkungan kerja atau tanggung jawab dapat berkontribusi terhadap konflik. Sebagai contoh, karyawan ini mungkin berada di bawah tenggat waktu yang melakukan ketegangan. Anda dapat menghilangkan sebagian dari ketegangan. Sebagai seorang supervisor, Anda mungkin dapat berkontribusi langsung pada solusi dengan merestrukturisasi lingkungan kerja.