8 Tips Agar Rapat via Zoom Lebih Baik

Sejak adanya pandemi Covid-19 memaksa banyak pekerja untuk berkerja dari rumah atau work from home. Dimana pertemuan tatap muka dikurangi dan melakukan konferensi virtual untuk berkolaborasi. Sebagian besar dari kita telah mengetahui cara menggunakan aplikasi Zoom sekarang.

Rata-rata akibat penundaan rapat, kita kehilangan 10 menit dan 40 detik waktu, kalu disetahunkan mungkin 3 hari 2 jam. Ini adalah penurunan produktivitas yang cukup signifikan. Bayangkan apa saja yang bisa bisa kita capai dalam periode itu.

Berikut ini adalah 8 tips agar rapat via Zoom lebih baik yang berguna untuk peserta, admin, dan pembicara.

1. Jadwalkan Rapat Secara Otomatis

Ada cara yang lebih efisien bagi kita untuk mengatur rapat via Zoom. Zoom memungkinkan pengguna mengatur pertemuan terjadwal dan bahkan mengkoneksikan ke Google Calendar dan Akun Microsoft kita. Ini akan membantu kita mengingat acara-acara penting dan berkomunikasi dengan tim.

Gunakan menu di Pengaturan Akun. Klik tab Rapat, tekan pengalih untuk “Automatic start scheduled meeting“, dan kita sudah siap.

Platform ini juga memberi kita opsi untuk memberikan notifikasi rapat yang akan muncul 10 menit sebelum dimulai.

2. Siapkan Ice Breaker

Saat rapat via Zoom ada baiknya untuk menyiapkan kegiatan-kegiatan kecil. Kegiatan semacam ice breaker dapat membantu kita menjalin hubungan yang lebih kuat dan memberi energi dan semangat di ruang rapat virtual. Bahkan bisa membuat kreativitas kita semakin mengalir.

Cobalah game-game ringan yang ada. Atau saling berinteraksi dengan pertanyaan yang ringan. Tanyakan tentang kebiasaan apa yang telah dilakukan, atau film yang telah ditonton.

Intinya adalah bagaimana membuat suasana rapat via Zoom tidak terlalu kaku, rileks dan bisa tetap menyenangkan.

3. Kurangi Kebisingan

Menjaga agar suara bising tetap terkontrol menjadi hal wajib saat rapat di Zoom. Hal ini akan membantu menjaga kejernihan audio dan mengurangi gangguan bagi semua peserta rapat.

Zoom telah memiliki fitur peredam bising yang bagus. Fitur ini bisa mengurangi kebisingan keyboard dan bahkan sejauh menyesuaikan volume secara otomatis saat seseorang berbicara.

Selain itu kita bisa juga menyediakan sendiri peralatan atau aplikasi tambahan yang bisa meredam kebisingan sekitar. Kita dapat menggunakan Krisp atau bahkan Amplifier Suara Google.

4. Gunakan Fitur Touch Up My Appearance

Zoom memiliki fitur perbaikan visual yaitu Touch Up My Appearance. Fitur ini dapat mengaburkan ketidaksempurnaan dan membuat tampilan kita terlihat lebih fresh untuk melakukan rapat.

Kita juga bahkan bisa menyesuaikan pencahayaan di lingkungan dengan pencahayaan rendah.

5. Gunakan Fitur “Waiting Rooms”

Pasti saat rapat kita tidak ingin ada penyusup yang dikenal menggangu jalannya rapat atau dikenal sebagai Zoombombing. Di mana mereka menyerang rapat dan menyebabkan gangguan.

Biasanya, memasukkan materi-materi yang tidak pantas untuk ditampilkan.

Kebanyakn orang membuat password, tetapi selain itu kita juga dapat menggunakan fitur waiting rooms.

Fitur ini memberikan kontrol kepada admin untuk mensortir siapa saja yang bisa memasuki rapat.

Selain demi keamanan, kita juga dapat memanfaatkan fitur ini untuk wawancara dan keperluan lainnya.

6. Gunakan Alat Kolaborasi

Alat konferensi video memiliki fitur anotasi kolaboratif yang menyajikan teks, garis, dan gambar untuk memberi peserta kesempatan untuk mencorat-coret di layar secara bersama-sama.

Fitur ini sempurna jika kita mengadakan sesi tukar pikiran dengan tim kita atau bahkan jika kita seorang pengajar yang ingin menyajikan pemecahan masalah di layar monitor.

Selain itu, platform ini juga menyediakan papan tulis virtual untuk memberi kita semacam kanvas kosong untuk menulis.

7. Rekam Rapat

Dengan melakukan perekaman, kita akan memiliki salinan rapat, yang akan berguna jika kita melewatkan beberapa bagian untuk membuat catatan. Menyimpan notulen atau video rapat juga akan berguna saat memverifikasi informasi dan mendokumentasikan kegiatan yang telah dilakukan.

8. Gunakan Shortcut di Zoom

Zoom dilengkapi dengan shortcut keyboard yang memungkinkan kita membuat perintah di dalam rapat. Ada shortcut untuk pengalihan layar, manajemen pengaturan, mengubah tata letak, dan banyak lagi.

Berikut beberapa shortcut essensial yang mungkin membantu:

  • Alt + M: Hanya untuk Admin. Gunakan ini untuk mematikan dan mengaktifkan audio setiap orang
  • F6: Menavigasi jendela popup Zoom.
  • Alt + Shift + T: Melakukan Screenshot Layar
  • Ctrl + T: Chattin dengan peserta Zoom
  • Ctrl + Shift + A: Menerima panggilan masuk.
  • Ctrl + Shift + E: Mengakhiri panggilan yang sedang kita lakukan.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *