6 Tips Membuat Rapat Lebih Produktif

Rapat yang produktif tentunya akan menghasilkan keputusan yang produktif juga. Dengan memfasilitasi rapat yang produktif, maka kita dapat memaksimalkan semua potensi setiap orang di dalam tim. Rapat yang produktif juga akan membantu membuat progres proyek menjadi lebih cepat.

Berikut ini adalah tips yang bisa membantu mengatur rapat lebih produktif dan menarik, yaitu:

1. Cari Tahu Apa Tujuan Rapat

Cara terbaik untuk memulai rapat adalah memastikan semua orang tahu apa tujuan rapat yang sebenarnya. Kebiasaan mengadakan pertemuan mingguan adalah suatu hal yang biasa. Jika kita tidak dapat mengidentifikasi apa tujuan rapat, maka mungkin pertemuan atau rapa itu sebenarnya tidak perlu dilakukan sejak awal.

2. Libatkan Semua Anggota Tim

Di dalam tim biasanya terdapay perspektif dan pendapat yang berbeda tentang topik/tujuan yang sama. Ide baiknya hal itu membantu memudahkan untuk mengembangkan berbagai solusi untuk kemudian memilih salah satu solusi terbaik.

Tidak peduli berapa banyak jumlah anggota tim yang ada, adalah penting untuk melibatkan kesemuanya. Dengan rencana tersebut memungkinkan tim untuk memiliki persiapan terlebih dahulu.

Tentukan di awal rapat, misalnya kebijaka¬† ‘tanpa ada interupsi’, karena seringkali ada kelompok yang lebih bersemangat yang mungkin ingin berbicara lebih dari yang lain.

3. Mampu Menceritakan Fakta Dari Opini

Setiap orang tentunya memiliki pendapat yang berbeda tentang topik atau masalah yang sama. Kita harus bisa menjelaskannya dengan data dan fakta saat membuat keputusan yang akan berdampak pada hasil proyek.

Kita dapat memasukkan data dan fakta-fakta tersebut ke dalam ide-ide ke dalam tim. Tuliskan fakta-fakta di papan tulis, agar lebih jelas tergambarkan dan terpaparkan. Dengan ini akan membantu menjaga agar rapat tetap pada jalurnya.

4. Buat Rapat Tetap Menarik

Kenyataannya mungkin sulit untuk melibatkan semua orang di dalam rapat, bahkan jika tim kita sangat tertarik dengan isi rapat. Biasanya untuk rapat tim skala besar yang berlangsung beberapa jam. Oleh karena itu kita perlu menemukan solusi untuk membuat rapat tetap menarik bagi semua peserta rapat.

Misalnya, kita dapat menggunakan berbagai format dan penyajian agar tim bisa tetap terlibat. Melibatkan presenter, hadiah atau penghargaan untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik atau adanya ide yang bagus, aktivitas yang mengharuskan semua orang untuk berpartisipasi, atau diskusi kelompok.

Dengan adanya momen-momen interaktif, anggota tim akan berusaha untuk fokus dan berpartisipasi serta lebih memperhatikan rapat.

5. Buat Keputusan dan Berikan Tugas

Meskipun tidak semua rapat mengharuskan adanya sebuah keputusan, banyak di antaranya yang mengharuskan kita membuat suatu keputusan. Dalam hal ini, kita harus memastikan untuk membuat keputusan yang jelas.

Ketika kita tidak dapat membuat keputusan yang jelas karena butuh banyak informasi, kita dapat menugaskan seseorang dari tim untuk mengumpulkan informasi tersebut dan mempresentasikannya pada rapat berikutnya.

Jika kita ingin proyek kita berhasil, kita perlu menetapkan tugas yang berbeda kepada tiap individu atau kelompok. Pastikan juga untuk menyertakan tenggat waktu sehingga akan meperjelas siapa yang bertanggung jawab untuk apa.

6. Perkuat Hubungan Satu Sama Lain

Agar rapat produktif dan menyenangkan, kita perlu memiliki hubungan kerja yang baik dengan anggota tim kita. Memilih individu yang bereaksi dengan baik dalam lingkungan tim adalah bagian penting dalam membuat pilihan yang tepat ke dalam tim.

Kelompok kecil dari tim yang  mungkin tidak setuju satu sama lain dapat menyebabkan banyak masalah ketika kelompok tersebut ditugaskan untuk bekerja sama dalam proyek yang lebih besar.

Oleh karena itu, melakukan permainan atau ice breaking yang menyenangkan selama rapat dapat membantu mencairkan suasana. Ini juga dapat membantu komunikasi antar anggota tim.

Kesimpulan

Rapat adalah media terbaik di mana tim dapat berkumpul, berbagi ide dan gagasan muncul. Dengan tips-tips diatas niscaya akan dapat membantu kita memastikan rapat bisa berjalan lancar dan produktif

About Post Author

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *