Ketika anggota tim berinteraksi, semantik dapat menimbulkan masalah. Inilah cara Anda memberikan contoh yang baik tentang pesan yang jelas dan konsisten dan membangun tempat kerja yang lebih saling menghormati.
Manusia adalah makhluk yang luar biasa namun memiliki kekurangan. Kita harus berkomunikasi untuk menyampaikan makna. Sementara semut terus berkolaborasi sebagai bagian dari hivemind ratu mereka, kita terhambat oleh semantik ketika kita memberi dan menerima komunikasi. Hal ini dapat berarti perbedaan antara tugas yang dilakukan dengan baik dan bencana komunikasi yang besar dalam bisnis.
Jika Anda seorang pengusaha, pendiri, atau CEO, Anda mungkin membuat kesalahan dengan mengabaikan pentingnya komunikasi internal dalam kesuksesan perusahaan Anda, para pemimpin harus memberikan contoh dan menetapkan tolok ukur untuk komunikasi yang efektif. Mereka melakukan hal ini dengan memperhatikan semantik di tempat kerja dan memahami bagaimana nuansa ini mempengaruhi budaya dalam cara yang besar dan kecil.
James Humes, yang telah menulis pidato untuk lima presiden, mengetahui satu atau dua hal tentang bagaimana menyampaikan maksud Anda. Seperti yang ia nyatakan dengan fasih, “seni komunikasi adalah bahasa kepemimpinan.” CEO, seperti halnya presiden, harus mempertimbangkan penyampaian pesan dan mendukung komunikasi yang baik dengan semua karyawan. Dengan memasukkan semantik yang sangat baik ke dalam budaya perusahaan, para eksekutif akan dapat menciptakan lingkungan yang kuat dan kompeten di mana para karyawan berkinerja lebih baik dan lebih bahagia.
Berikut ini beberapa ide praktis untuk membantu Anda menangani semantik di tempat kerja sebagai pemimpin.
Tetapkan apa yang pantas.
Dasar dari komunikasi di tempat kerja adalah menentukan apa yang pantas dan tidak pantas. Kapan dan sejauh mana komunikasi harus diformalkan? Apakah percakapan santai dianjurkan dan diperbolehkan, atau apakah Anda memerlukan pendekatan yang serba bisnis? Bagaimana seharusnya Anda mendekati atasan, rekan kerja, dan pelanggan Anda?
Hal yang sama juga berlaku untuk komedi di tempat kerja. Lelucon di antara rekan kerja dapat mencerahkan hari. Di sisi lain, karyawan harus memahami apa yang terlarang, kapan mereka boleh tertawa, dan kapan sikap yang tulus sangat penting.
Meskipun sebagian dari hal ini harus dibahas dalam buku panduan atau buku pegangan karyawan, sebagian besar diajarkan dan diwariskan melalui budaya. Oleh karena itu, para pemimpin harus memberikan contoh yang baik sejak dini, memperhatikan pola-pola yang muncul, dan merespons jika ada batas yang dilanggar.
Tentukan terminologi.
Seorang pemimpin juga harus memutuskan terminologi apa yang akan digunakan di tempat kerja. Misalnya, menamai anggota tim dengan sebutan “rekan kerja” dan bukan “karyawan” adalah perbedaan semantik yang benar-benar muncul dalam praktiknya. Hal ini menekankan pentingnya mereka sebagai anggota tim daripada mengatakan bahwa mereka adalah bagian yang dapat dipertukarkan dalam mesin perusahaan, yang sama sekali tidak benar.
Pertimbangkan terminologi yang ingin Anda gunakan. Minimal pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
Apakah karyawan menyelesaikan proyek, memberikan hasil kerja, atau melakukan hal lain yang sama sekali berbeda?
Apakah organisasi Anda berkomitmen pada suatu tujuan, nilai, atau visi?
Apakah Anda atasan, bos, atau penyelia dari tim Anda?
Apakah Anda berpartisipasi dalam rapat, sesi, atau pertemuan?
Meskipun pada awalnya terlihat sewenang-wenang, konsep-konsep dengan perbedaan kecil memiliki arti yang berbeda, dan jika digabungkan, akan mengungkapkan banyak hal tentang budaya dan model bisnis perusahaan Anda.
Singkirkan bahasa yang menyinggung.
Bahasa yang lemah adalah kehancuran dari banyak pembicaraan, dan kebanyakan dari kita bahkan tidak menyadarinya! Mungkin diperlukan pelatihan diri yang cukup untuk menyadari dan mengubah kebiasaan bicara kita sendiri. Sangat penting bagi para pemimpin untuk mengkomunikasikan informasi penting dengan benar.
Penggunaan kata “tetapi” dan “dan” adalah salah satu contohnya. Kata “tetapi” lemah karena dapat dianggap meniadakan pernyataan atau pemikiran orang lain. Menggunakan “dan” melengkapi, bukan menggantikan kontribusi orang lain. Terakhir, ini adalah pendekatan yang lebih optimis dan memotivasi. Pendekatan ini mengeksplorasi lahan tanpa, bisa dikatakan, meratakan pepohonannya.
Seperti halnya kekurangan lainnya, bahasa yang buruk berfungsi sebagai peluang untuk pertumbuhan. Jika Anda menemukan kesenjangan dalam kosakata Anda, Anda baru saja mengambil langkah pertama untuk menjadi komunikator yang lebih kuat dan jelas.
Ketahuilah bahwa kejelasan adalah raja.
Bahasa yang ambigu juga dapat menjadi rintangan yang signifikan di tempat kerja. Ketika Anda menggunakan bahasa yang ambigu, hampir tidak mungkin untuk membangun ekspektasi yang jelas. Satu-satunya cara untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama adalah dengan menggunakan terminologi yang tepat.
Kata-kata tertentu bisa dimengerti secara berbeda oleh orang yang berbeda. Pertemuan “singkat”, misalnya, bisa saja berlangsung lama. Sebagai gantinya, berikan kerangka waktu agar anggota tim dapat merencanakannya dengan baik, hal yang sama berlaku untuk kata-kata seperti “besar”, “mendesak”, dan “secepatnya”. Ingatlah bahwa apa yang mendesak bagi Anda mungkin tidak mendesak bagi orang lain.
Komunikasi yang jelas juga membuat segala sesuatunya menjadi sederhana. Komunikasi yang jelas akan mengurangi pesan menjadi fakta-fakta yang sederhana, dan para pemimpin terbaik akan mengecek secara teratur untuk memastikan bahwa semuanya dipahami. Jika informasi yang bersifat emosional perlu disampaikan, sampaikanlah secara langsung. Nada bicara mudah sekali disalahartikan. Demikian pula, topik-topik yang kritis harus diperlakukan dengan sangat serius. Dalam banyak kasus, email saja tidak cukup.
Berhati-hatilah dalam percakapan digital Anda.
Ketika perusahaan menjadi lebih terdigitalisasi, karyawan semakin mengandalkan email dan platform seperti Slack dan Skype. Para pemimpin juga harus menetapkan ekspektasi di bidang ini: Apa yang seharusnya dan tidak seharusnya dikomunikasikan secara digital? Bagaimana seharusnya Anda berkomunikasi secara online?
Masalah-masalah penting atau sensitif sebaiknya ditangani secara langsung atau melalui panggilan telepon. Sayangnya, tidak semua orang memahami apa yang dimaksud dengan “penting” dan “sensitif”. Tambahkan definisi pada istilah-istilah ini sehingga anggota tim memahami kapan harus menggunakan email.
Secara umum, mengirimkan fakta melalui email akan menciptakan catatan tertulis tentang pengetahuan dan detail yang tidak mungkin diingat oleh rekan kerja secara langsung. Pesan online sangat ideal untuk obrolan kerja yang santai dan real-time yang membutuhkan respons cepat dan kemajuan proyek. Gunakan kedua metode tersebut jika ragu: Bagaimanapun juga, selalu lebih baik berkomunikasi terlalu banyak daripada terlalu sedikit.
Manfaatkan bahasa tubuh.
Semantik lebih dari sekadar kata tertulis dan lisan. Perilaku, penampilan, dan tindakan kita sehari-hari mengirimkan pesan yang mungkin tidak kita ketahui atau maksudkan.
Dengan berpenampilan dan bertindak secara profesional, para pemimpin dapat menetapkan standar. Alih-alih melipat tangan, gunakan tangan Anda untuk berkomunikasi. Lakukan kontak mata, pertahankan postur tubuh yang baik, dan jangan takut untuk mengambil tempat. Perhatikan nada suara Anda dan, jika memungkinkan, hindari berbicara terlalu tinggi dan suara yang terlalu pelan. Perbaiki jabat tangan Anda. Tersenyumlah.
Petunjuk bahasa tubuh ini, jika digabungkan, akan membantu membangun kesan berwibawa dan menyoroti bagaimana gerak tubuh dapat meningkatkan atau mengurangi makna yang kita sampaikan. Tunjukkan kepada anggota tim cara berinteraksi dengan konsumen dan latih mereka untuk siap menghadapi interaksi tersebut. Doronglah karyawan untuk berpakaian yang mengesankan ketika ada kesempatan, dan Anda akan melihat budaya percaya diri muncul.