Apakah Anda kesulitan untuk memaksimalkan alat produktivitas Anda? Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakannya secara lebih efisien.
Meskipun aplikasi produktivitas seharusnya membantu Anda bekerja lebih efisien, namun terkadang aplikasi ini malah sebaliknya. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa memiliki alat produktivitas yang luar biasa adalah satu hal. Menggunakannya dengan cara yang dapat meningkatkan produktivitas Anda adalah hal yang lain lagi.
Itu semua tergantung pada bagaimana Anda menggunakannya. Artikel ini akan memberi Anda saran untuk memanfaatkan alat produktivitas Anda secara maksimal.
Alat produktivitas tidak dapat melakukan banyak hal dengan sendirinya.
Menyadari bahwa alat produktivitas Anda tidak dapat melakukan banyak hal dengan sendirinya adalah langkah pertama untuk menggunakannya secara lebih efisien. Meskipun hampir semua alat produktivitas yang ada di pasaran menjanjikan untuk “membuat” hidup Anda lebih mudah, namun kenyataannya alat tersebut hanya dapat melakukan sedikit hal. Beberapa mungkin memiliki fitur dan kemampuan unik yang memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, tetapi pada akhirnya mereka hanya sebagai alat bantu.
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari alat produktivitas Anda, pertama-tama Anda harus menentukan tujuan dan sasaran Anda, serta memiliki keterampilan dan prosedur yang diperlukan. Hal ini dianalogikan seperti seorang fotografer yang memiliki kamera terbaik dan paling kaya fitur, namun masih gagal menciptakan gambar yang luar biasa. Mengetahui hal ini dan menetapkan ekspektasi yang lebih rendah untuk apa yang dapat dibantu oleh alat produktivitas Anda adalah tempat yang bagus untuk memulai.
Siapkan sistem yang mendukung alat produktivitas Anda.
Untuk memanfaatkan alat produktivitas Anda semaksimal mungkin, Anda harus memiliki sistem dan proses. Ini adalah pilar produktivitas yang menghubungkan semuanya dan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi Anda. Tanpa pilar-pilar ini, Anda akan terus mengejar perangkat lunak produktivitas terbaru yang menjanjikan banyak hal, namun tidak akan pernah sampai ke mana-mana.
Misalnya, mencatat semua tugas Anda di aplikasi daftar tugas tidak ada artinya jika Anda tidak memiliki strategi untuk menanganinya. Salah satu alasannya adalah karena setiap pekerjaan memiliki tingkat urgensi dan kepentingan yang berbeda-beda, dan Anda hanya memiliki begitu banyak waktu dan energi setiap harinya. Jadi, dalam skenario ini, Anda memerlukan sistem prioritas, seperti Matriks Eisenhower, untuk membantu Anda memutuskan aktivitas mana yang harus ditangani terlebih dahulu dan menjamin bahwa Anda membuat kemajuan pada aktivitas yang paling penting.
Dalam situasi lain, Anda mungkin memerlukan solusi yang memungkinkan Anda untuk mempertahankan fokus sekaligus membatasi gangguan atau perubahan konteks. Pengelompokan tugas adalah strategi produktivitas yang efektif yang dapat membantu dalam hal ini. Untuk membatasi gangguan dan memaksimalkan fokus, susunlah tugas-tugas yang sebanding secara bersamaan dan berkonsentrasilah pada tugas-tugas tersebut secara berurutan.
Secara keseluruhan, idenya adalah untuk menemukan atau menyiapkan proses yang akan melengkapi alat produktivitas Anda dan membantu Anda mencapai tujuan Anda.
Pilih Alat Produktivitas yang Tepat untuk Pekerjaan.
Dengan begitu banyak alat produktivitas yang dapat Anda gunakan, mungkin akan sulit untuk memilih yang terbaik untuk pekerjaan Anda, atau Anda mungkin tergoda untuk menggunakan banyak pilihan sekaligus untuk aktivitas yang sama. Namun, menggunakan banyak alat produktivitas untuk tugas yang sama sering kali dapat menyebabkan kebingungan dan mengurangi produktivitas. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memilih alat produktivitas yang tepat, yang akan bekerja paling baik untuk kebutuhan, tujuan, dan keadaan spesifik Anda.
Untuk memulainya, kaji kebutuhan Anda dan aktivitas yang ingin Anda selesaikan. Dari sana, lakukan penelitian, periksa beberapa kemungkinan, dan uji coba (jika memungkinkan) untuk menentukan mana yang paling cocok untuk Anda. Anda mungkin perlu bereksperimen dengan beberapa alat sebelum menemukan yang paling cocok, tetapi pada akhirnya akan bermanfaat.
Setelah Anda menemukan alat yang tepat, tahanlah keinginan untuk terus berburu aplikasi berikutnya dengan fitur-fitur baru yang mencolok. Kemungkinan besar, Anda tidak perlu menambahkan alat produktivitas tambahan untuk aktivitas yang sama karena alat yang sudah Anda miliki sudah memenuhi semua kebutuhan Anda. Dengan demikian, Anda bisa tetap menggunakan alat produktivitas yang sudah ada sambil fokus meningkatkan efektivitasnya.
Pelajari cara menggunakan alat bantu yang ada saat ini secara efektif.
Sekarang Anda harus mempelajari seluk beluk perangkat produktivitas Anda saat ini. Hal ini sangat penting jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari alat tersebut dan mencapai tujuan Anda. Selain itu, karena tujuan utamanya adalah untuk menghemat waktu, memahami setiap sudut dan celah alat bantu Anda akan memungkinkan Anda untuk menggunakannya secara lebih efisien dan melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Misalnya, jika Anda menggunakan Slack, menguasai fitur-fiturnya yang paling canggih akan membantu Anda merampingkan alur kerja, menghemat waktu, dan meningkatkan komunikasi dengan rekan kerja. Selain itu, Anda bisa meningkatkan ruang kerja Slack dengan menambahkan konektor.
Hal yang sama juga berlaku untuk pengguna Gmail. Mempelajari pintasan keyboard yang paling berguna akan membantu Anda membuka kotak masuk dengan lebih cepat, sehingga Anda memiliki waktu lebih banyak untuk melakukan tugas-tugas penting lainnya. Secara umum, mempelajari cara menggunakan alat bantu dengan lebih efektif akan meningkatkan produktivitas Anda dalam jangka panjang.
Integrasikan alat produktivitas Anda.
Kami telah membuktikan bahwa, dalam sebagian besar situasi, Anda tidak memerlukan banyak aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan yang sama. Namun, di kantor pada umumnya, Anda akan membutuhkan beberapa solusi untuk komunikasi, manajemen tugas, penyimpanan awan, dan sebagainya. Ini berarti Anda akan membuang waktu yang berharga untuk berpindah-pindah aplikasi dan berisiko kehilangan informasi penting.
Untuk menghindari hal ini, gabungkan alat produktivitas Anda agar dapat berfungsi bersama dengan mudah. Untungnya, sebagian besar alat produktivitas populer terintegrasi dengan berbagai pilihan aplikasi, sehingga Anda dapat dengan mudah menghubungkan aplikasi yang Anda gunakan dan meningkatkan alur kerja Anda. Anda juga dapat menggunakan konektor Zapier untuk merampingkan proses manajemen tugas Anda.
Atau, ketika mencari alat yang sempurna untuk kebutuhan Anda, pertimbangkan untuk membeli paket ruang kerja, yang mencakup semua yang Anda butuhkan di satu tempat. Sebagai contoh, Notion adalah ruang kerja lengkap yang mencakup manajemen tugas, pencatatan, dan kolaborasi dokumen dalam satu platform.
Sesuaikan notifikasi Anda.
Terakhir, namun sama pentingnya, Anda harus mengontrol notifikasi dengan baik untuk menghindari gangguan dan tetap fokus pada tugas Anda. Sebagian besar aplikasi dirancang secara default untuk mengirim notifikasi untuk semua hal, yang mungkin dengan cepat menjadi sangat banyak dan menyulitkan konsentrasi.
Pertama, tentukan notifikasi mana yang penting bagi Anda dan seberapa sering Anda ingin mendapatkannya. Kemudian, buka pengaturan aplikasi Anda dan sesuaikan pilihan notifikasi untuk memenuhi kebutuhan Anda. Di lain waktu, saat mengerjakan tugas yang memakan waktu dan membutuhkan konsentrasi tinggi, Anda dapat menonaktifkan semua notifikasi agar tetap fokus.
Pasangkan Alat Produktivitas Anda Dengan Strategi yang Tepat.
Alat produktivitas dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, namun hanya jika digunakan dengan benar. Dengan banyaknya pilihan yang ada di pasaran, mudah sekali untuk terjebak dalam sindrom aplikasi baru yang mengilap dan melupakan kebutuhan dan tujuan Anda.
Tujuannya adalah untuk bersikap strategis dengan perangkat produktivitas Anda, dengan hanya menggunakan perangkat yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Rekomendasi yang kami berikan di atas akan membantu Anda mencapai hal ini dan meningkatkan produktivitas Anda.