Apakah Anda mengelola karyawan, mengkoordinasikan tim sukarelawan, berpartisipasi dalam sebuah dewan, atau bertanggung jawab untuk menyeimbangkan kalender keluarga Anda setiap hari, kemampuan Anda untuk berkomunikasi secara sukses dengan orang lain sangatlah penting. Berikut ini enam keterampilan komunikasi yang akan membantu Anda menjadi pemimpin yang lebih baik, meningkatkan hubungan Anda dengan orang lain, dan meningkatkan produktivitas serta semangat kerja tim (atau keluarga) Anda:
Memahami diri sendiri.
Semua komunikasi yang efektif dimulai dengan kesadaran diri. Saat berbicara dengan orang lain, Anda harus memperhatikan monolog batin Anda sehingga Anda tidak melampiaskan suasana hati Anda yang buruk kepada mereka, menganggap orang lain dapat membaca pikiran Anda, bersikap diskriminatif, terlihat tidak percaya diri, dan sebagainya. Penting juga untuk mengetahui apa yang ingin Anda dapatkan dari kontak tertentu sehingga Anda dapat memodifikasi pesan Anda dengan benar.
Pahami target audiens Anda.
Komunikasi terbaik dihasilkan dari pemahaman terhadap orang yang Anda ajak berkomunikasi. Dengan mengetahui motif audiens Anda, gaya komunikasi yang disukai, gaya belajar, dan sebagainya, Anda dapat menyesuaikan pesan Anda dan meningkatkan kemungkinan komunikasi yang efektif. Membuat hubungan pribadi akan menumbuhkan empati, membuat orang merasa rileks, dan menumbuhkan kepercayaan. Hanya satu peringatan: hubungan pribadi haruslah tulus, bukan eksploitatif, agar efektif.
Bersikaplah langsung, spesifik, dan ringkas.
Komunikasi yang jelas akan meningkatkan kemungkinan bahwa individu akan memahami dan melakukan apa pun yang Anda minta. Menjelaskan sesuatu secara berlebihan lebih baik daripada membiarkan peluang untuk kesalahpahaman.
Ketika memberikan tugas atau meminta bantuan, pastikan untuk memberikan arahan yang ringkas, dapat ditindaklanjuti, dan spesifik. Sangat penting untuk merencanakan pemikiran Anda sebelumnya sehingga Anda dapat memasukkan semua data yang relevan. Jangan menyelesaikan percakapan sebelum Anda yakin bahwa orang lain mengetahui tujuan Anda dan cara mencapainya. Sampaikan instruksi-instruksi ini dengan cara yang baik dan terbuka sehingga orang lain memahami bahwa mereka dapat mendekati Anda dengan lebih banyak pertanyaan.
Perhatikan komunikasi nonverbal.
Banyak penelitian menunjukkan bahwa komunikasi nonverbal sama pentingnya dengan komunikasi verbal, bahkan lebih penting lagi. Ekspresi wajah, gerakan tangan, postur tubuh, dan kontak mata memainkan peran penting dalam mengkonfirmasi atau membantah pesan Anda.
Ketika Anda berbicara dengan seseorang, berlatihlah untuk menyadari bahasa tubuh Anda sendiri dan juga bahasa tubuh orang yang Anda ajak bicara. Perhatikan dengan seksama apakah bahasa tubuh Anda sesuai dengan apa yang Anda katakan-ini akan membantu Anda menjadi komunikator yang lebih dapat dipercaya dan membuat Anda tampak lebih percaya diri.
Anda harus lebih banyak mendengarkan daripada berbicara.
Mendengarkan secara aktif adalah salah satu strategi yang paling efektif untuk memfasilitasi diskusi yang terbuka dan jujur di dalam kelompok. Ketika seseorang berbicara kepada Anda, perhatikan baik-baik apa yang mereka katakan. Ajukan pertanyaan lanjutan untuk menunjukkan bahwa Anda memperhatikan dan memastikan tidak ada kesalahpahaman. Tetaplah berpikiran terbuka dan fokuslah untuk menjawab apa yang mereka katakan dengan bijaksana daripada bereaksi secara naluriah. Kegiatan ini membantu pihak-pihak yang berkomunikasi untuk membangun hubungan baik dan saling pengertian.
Bersikaplah optimis dan hormat.
Hal ini seharusnya sudah jelas, namun sayangnya, tidak selalu demikian. Salah satu taktik yang paling efektif untuk mengembangkan loyalitas dan meningkatkan kinerja tim adalah dengan memprioritaskan komunikasi yang jelas, adil, dan sopan di dalam kelompok. Jangan menyalahgunakan posisi Anda atau menggunakan paksaan atau rasa takut untuk memotivasi orang lain. Sebaliknya, berkonsentrasilah untuk mendekati setiap pertemuan dengan sikap yang jujur, ceria, dan bebas dari ego. Berperan sebagai pemandu sorak dan bukannya seorang otokrat akan meningkatkan semangat kerja dan bahkan dapat mendorong inovasi dan pemecahan masalah yang efektif.
Setiap kemampuan komunikasi ini membutuhkan latihan yang terus-menerus. Anda tidak akan bisa menguasainya dalam satu hari, apalagi satu tahun. Sebaliknya, Anda harus berkomitmen untuk menggunakan taktik-taktik ini sepanjang hidup Anda. Semakin sering Anda melatih kemampuan-kemampuan ini, maka kemampuan-kemampuan ini akan menjadi kebiasaan Anda-dan semakin baik pula bakat kepemimpinan Anda.