Apakah Anda mengalami kesulitan dalam memanfaatkan alat produktivitas Anda secara maksimal? Berikut adalah beberapa tips untuk memanfaatkannya dengan lebih baik.
Meskipun aplikasi produktivitas dimaksudkan untuk membantu Anda bekerja lebih efisien, namun terkadang aplikasi ini justru melakukan hal yang sebaliknya. Itu karena memiliki alat produktivitas yang luar biasa yang dapat Anda gunakan adalah satu hal. Menggunakannya dengan cara yang konstruktif adalah hal yang berbeda.
Semuanya bermuara pada bagaimana Anda menggunakannya. Artikel ini akan memberi Anda saran tentang cara memaksimalkan alat produktivitas Anda.
Alat Produktivitas Tidak Dapat Melakukan Segalanya
Langkah pertama untuk menggunakan alat produktivitas secara lebih efisien adalah dengan menyadari bahwa alat produktivitas tidak dapat melakukan banyak hal sendiri. Terlepas dari kenyataan bahwa hampir semua alat produktivitas yang ada di pasaran menjanjikan untuk “membuat” hidup Anda lebih mudah, kenyataannya mereka hanya bisa melakukan begitu banyak hal. Beberapa mungkin menggembar-gemborkan fitur dan kemampuan unik yang berpotensi membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, tetapi pada akhirnya mereka hanyalah alat bantu.
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari alat produktivitas Anda, Anda harus memahami dengan jelas tujuan dan sasaran Anda, serta memiliki keterampilan dan prosedur yang diperlukan. Hal ini dianalogikan seperti seorang fotografer yang memiliki kamera terbaik dan paling kaya fitur, namun tetap saja tidak dapat mengambil gambar yang menakjubkan. Mengetahui hal ini dan menurunkan ekspektasi Anda tentang apa yang bisa dibantu oleh alat produktivitas Anda adalah langkah awal yang sangat baik.
Konfigurasikan Sistem untuk Mendukung Alat Produktivitas Anda
Untuk menggunakan alat produktivitas Anda secara efisien, Anda memerlukan sistem dan proses yang mendukungnya. Ini adalah pilar produktivitas yang menyatukan semuanya dan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari program Anda. Tanpa mereka, Anda akan terus mengejar perangkat lunak produktivitas terbaru yang menjanjikan dunia namun tidak akan pernah sampai ke tujuan.
Menuliskan semua hal dalam aplikasi daftar tugas, misalnya, tidak ada artinya jika Anda tidak memiliki sistem untuk menanganinya. Salah satu alasannya adalah karena setiap pekerjaan memiliki tingkat prioritas dan urgensi yang berbeda, dan Anda hanya memiliki sejumlah waktu dan energi setiap harinya. Dalam hal ini, Anda memerlukan sistem prioritas, seperti Matriks Eisenhower, untuk membantu Anda mengetahui aktivitas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan menjamin bahwa Anda membuat kemajuan pada item yang paling penting.
Dalam situasi lain, Anda mungkin memerlukan sistem yang membantu Anda mempertahankan fokus dan membatasi gangguan atau pengalihan konteks. Pengelompokan tugas adalah strategi produktivitas yang tepat yang dapat membantu dalam hal ini. Strategi ini mengelompokkan hal-hal yang sebanding dan mengerjakannya secara berurutan untuk menghindari gangguan dan memaksimalkan fokus.
Secara keseluruhan, idenya adalah menemukan atau membuat sistem yang melengkapi alat produktivitas Anda dan membantu Anda mencapai tujuan Anda.
Pilih Alat Produktivitas Terbaik untuk Pekerjaan
Dengan banyaknya alat produktivitas yang Anda miliki, mungkin akan sulit untuk memilih alat produktivitas yang terbaik untuk pekerjaan Anda atau menggunakan banyak pilihan secara bersamaan untuk aktivitas yang sama. Namun, menggunakan beberapa alat produktivitas untuk tugas yang sama dapat menyebabkan kebingungan dan membuat Anda kurang produktif. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memilih alat produktivitas yang tepat bagi Anda, yang paling sesuai dengan kebutuhan, tujuan, dan kondisi Anda.
Mulailah dengan menilai kebutuhan Anda dan pekerjaan yang ingin Anda selesaikan. Kemudian, selidiki, bandingkan, dan cobalah solusi lain (jika memungkinkan) untuk menemukan solusi mana yang paling cocok untuk Anda. Anda mungkin perlu mencoba beberapa alat yang berbeda sebelum menemukan alat yang ideal, tetapi pada akhirnya akan sepadan.
Setelah Anda menemukan alat yang tepat, tahan keinginan untuk selalu mencari perangkat lunak berikutnya dengan fitur-fitur baru yang mencolok. Kemungkinan besar, Anda tidak perlu menambahkan lebih banyak alat produktivitas untuk aktivitas yang sama karena alat yang sudah Anda miliki sudah sesuai dengan semua kebutuhan Anda. Sebagai hasilnya, Anda bisa melanjutkan dengan alat yang sudah ada dan fokus pada cara menggunakannya dengan lebih baik.
Pelajari Cara Memanfaatkan Alat yang Sudah Ada dengan Maksimal
Sekarang Anda harus menguasai seluk-beluk perangkat produktivitas yang sudah ada. Hal ini sangat penting jika Anda ingin memaksimalkannya dan mencapai tujuan Anda. Selain itu, karena tujuan utamanya adalah untuk menghemat waktu, mengetahui setiap sudut dan celah dari alat bantu Anda akan memungkinkan Anda untuk menggunakannya secara lebih efisien dan melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Misalnya, jika Anda menggunakan Slack, menguasai kemampuannya yang paling canggih akan merampingkan alur kerja Anda, menghemat waktu, dan meningkatkan kolaborasi dengan tim Anda. Anda juga bisa meningkatkan ruang kerja Slack dengan menggunakan berbagai konektor.
Hal yang sama juga berlaku untuk pengguna Gmail. Mempelajari pintasan keyboard yang paling berguna dapat membantu Anda menyelesaikan email dengan lebih cepat, membebaskan waktu untuk tugas yang lebih penting. Meluangkan waktu untuk mempelajari cara menggunakan alat bantu Anda secara lebih efisien umumnya akan terbayar dalam jangka panjang dengan meningkatkan produktivitas Anda.
Hubungkan Alat Produktivitas Anda
Kami telah menunjukkan bahwa Anda tidak memerlukan banyak aplikasi untuk tugas yang sama pada sebagian besar situasi. Namun, di kantor pada umumnya, Anda akan membutuhkan beragam solusi untuk komunikasi, manajemen tugas, penyimpanan awan, dan fungsi-fungsi lainnya. Ini berarti Anda akan membuang-buang waktu untuk berpindah-pindah aplikasi dan mungkin kehilangan informasi penting.
Untuk menghindari hal ini, Anda harus menghubungkan alat produktivitas Anda sehingga alat tersebut dapat bekerja bersama-sama. Untungnya, sebagian besar alat produktivitas populer terintegrasi dengan berbagai pilihan aplikasi, sehingga Anda dapat dengan mudah menghubungkan aplikasi yang Anda gunakan dan meningkatkan alur kerja Anda. Konektor Zapier juga dapat digunakan untuk mengotomatiskan rutinitas manajemen tugas Anda.
Ketika mencari alat yang sempurna untuk kebutuhan Anda, Anda juga dapat memilih paket ruang kerja yang mencakup semua yang Anda butuhkan di satu tempat. Sebagai contoh, Notion adalah ruang kerja lengkap yang menggabungkan banyak fungsi pada platform yang sama, seperti manajemen tugas, pencatatan, dan kolaborasi dokumen.
Sesuaikan Pemberitahuan Anda
Terakhir, Anda harus mengontrol notifikasi dengan baik untuk menghilangkan gangguan dan fokus pada tugas Anda. Sebagian besar aplikasi diatur untuk mengirim notifikasi untuk semua hal secara default, yang dapat dengan cepat menjadi sangat banyak dan membuat Anda sulit berkonsentrasi.
Pertama, tentukan notifikasi apa saja yang penting bagi Anda dan seberapa sering Anda ingin mendapatkannya. Kemudian, dalam pengaturan aplikasi Anda, Anda dapat menyempurnakan pilihan notifikasi agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Ketika mengerjakan tugas yang melelahkan dan membutuhkan konsentrasi tinggi, Anda dapat memblokir semua notifikasi agar tetap fokus.
Gabungkan Alat Produktivitas dengan Strategi yang Tepat
Alat produktivitas dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, tetapi hanya jika Anda menggunakannya dengan benar. Dengan banyaknya pilihan yang ada di pasaran, mudah sekali untuk teralihkan oleh sindrom aplikasi baru yang mengilap dan melupakan tujuan dan ambisi Anda.
Idenya adalah untuk berhati-hati dalam memilih perangkat produktivitas Anda dan hanya menggunakan hal-hal yang tepat untuk Anda. Rekomendasi yang kami berikan di atas akan membantu Anda melakukannya dan membawa produktivitas Anda ke tingkat berikutnya.