5 Tips untuk Kolaborasi Lintas Tim yang Efektif

Dunia tidak lagi ada pada bulan Maret 2020, tetapi manusia tidak. Poros besar ini menekankan inovasi di ranah virtual.

Kami melihat banyak perusahaan menutup lokasi fisik setelah menyadari efektivitas biaya dalam menjalankan bisnis secara elektronik. Perusahaan beralih dari pertemuan ruang rapat tradisional menjadi menggunakan platform konferensi seperti Zoom untuk melakukan bisnis. Tim memberikan layanan dan berinovasi dari rumah.

Komunikasi tim jarak jauh menjadi prioritas, meskipun tidak selalu mudah. Kolaborasi lintas tim juga menjadi faktor penting untuk dipertimbangkan.

Dalam tulisan ini, saya akan membahas bagaimana tim dapat berhasil dalam kolaborasi jarak jauh dan bagaimana meningkatkan komunikasi lintas tim.

Apa yang dimaksud dengan Kolaborasi Lintas Tim?

Kolaborasi lintas tim terjadi ketika berbagai tim bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini memungkinkan kolaborasi di antara karyawan dari berbagai departemen atau perusahaan. Setiap tim menambahkan keahlian ahli ke dalam tim, sehingga meningkatkan keefektifan total.

Sebagai contoh, tim inti mungkin merupakan profesional pemasaran, tetapi mereka akan membutuhkan kompetensi tim keuangan untuk mencapai tujuan mereka. Atau, tim inti Anda mungkin ahli dalam bidang sumber daya manusia, namun mungkin membutuhkan kerja sama dari tim logistik dan perencanaan untuk mencapai tujuan bersama.

Kolaborasi semacam ini bisa sangat efektif. Mereka sering kali memandu perusahaan menuju perubahan besar dan ide-ide baru.

Sebelum kita membahas cara meningkatkan komunikasi lintas tim, mari kita lihat beberapa indikasi tim yang tidak sehat.

Jika Anda melihat salah satu dari indikasi berikut ini, Anda pasti mengalami kolaborasi yang buruk:

Gesekan pribadi di antara tim.
Ketidakselarasan dalam tujuan
Kurangnya waktu dan perhatian pada kolaborasi.
Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan upaya ganda dan silo informasi.
Kurangnya penjelasan yang jelas tentang kewajiban
Pengelolaan mikro (micromanaging)

Rantai komando yang tidak jelas
Stres emosional dan kesendirian yang tinggi.

Jika tim Anda menunjukkan indikator-indikator ini dalam jumlah yang lebih tinggi, maka dapat disimpulkan bahwa mereka bukanlah tim yang sehat.

5 Tips untuk Meningkatkan Kolaborasi Lintas Tim secara Efektif

Tim yang tidak sehat kesulitan untuk berkolaborasi. Jadi, jika tim Anda menunjukkan beberapa karakteristik ini, penting untuk menilai di mana posisi mereka dan mulai menerapkan taktik untuk membantu mereka bertransisi dari tidak efektif menjadi sangat efektif.

Berikut ini lima cara untuk meningkatkan kolaborasi lintas tim secara efisien.

Berkomunikasi dengan jelas.

Komunikasi adalah raja. Katakan itu berkali-kali. Biarkan hal itu masuk ke dalam jiwa Anda. Komunikasi adalah fondasi dari setiap kesuksesan kolaborasi lintas tim.

Jika Anda melihat data statistik tentang mengapa hubungan gagal, mengapa individu meninggalkan organisasi, atau mengapa orang tidak percaya pada pemerintah kita, Anda akan melihat satu tren besar: komunikasi yang buruk.[1][2][3]

Kita juga bisa mengatakan hal yang sebaliknya. Komunikasi efektif di bidang-bidang di mana pencapaiannya paling tinggi.

Semakin banyak individu yang Anda miliki dalam tim Anda, semakin baik komunikasi dan taktik komunikasi Anda.

Ketika tim Anda masih kecil, Anda bisa bertahan dengan komunikasi interpersonal. Namun, seiring dengan bertambahnya ukuran proyek, begitu pula tingkat komunikasi yang dibutuhkan untuk sukses.

Komunikasi yang buruk menyebabkan masalah, sementara komunikasi yang sangat baik akan memperbaikinya. Jika tim ingin berkembang, kolaborasi lintas tim yang sukses harus didasarkan pada komunikasi yang efektif.

Praktik Terbaik.

Jadwalkan check-in mingguan dan rapat tim bulanan. Check-in mingguan adalah pertemuan singkat yang memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan tim secara langsung.

Dalam pertemuan ini, Anda akan menjelaskan visi, mendiskusikan ekspektasi dan tujuan, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan masalah.

Rapat mingguan tidak dimaksudkan untuk menyelesaikan semua masalah perusahaan. Rapat ini dirancang sebagai rapat cepat untuk memastikan bahwa semua orang memahami apa yang mereka lakukan.

Rapat bulanan berfungsi serupa dengan rapat mingguan. Namun, sesi bulanan akan sedikit lebih lama karena tujuannya adalah untuk menginformasikan dan mengajari rekan kerja Anda.

Tetapkan ekspektasi lintas tim.

Manajemen proyek bisa jadi sulit. Semakin banyak tim dan anggota tim yang Anda miliki, semakin sulit proyeknya. Alih-alih mengendalikan proyek, Anda malah mendapat tekanan tambahan untuk mengelola banyak tim dengan kepribadian yang berbeda.

Menetapkan ekspektasi kolaborasi lintas tim sangat penting untuk kinerja tim. Hal ini menjamin bahwa setiap anggota tim memahami tugas, tujuan, perilaku, komunikasi, dan peran yang akan mengatur operasi mereka.

Praktik Terbaik.

Sebagai pemimpin, Anda akan menetapkan standar yang akan diikuti oleh semua orang.

Jangan anggap enteng tugas ini. Banyak pencapaian Anda akan dipandu oleh ekspektasi tim.

Salah satu kebiasaan terbaik adalah meluangkan waktu untuk merenung. Pertimbangkan bagaimana Anda ingin staf Anda berperilaku. Pikirkan tentang tujuan proyek, peran individu, tugas, anggaran, sumber daya, dan jadwal.

Kemudian, tentukan jumlah tenaga kerja, kinerja tugas, dan ekspektasi perilaku yang dibutuhkan tim. Tuliskan semuanya.

Jangan lupa untuk menyampaikannya dengan jelas dan sering kepada tim.

Tentukan peran dan tanggung jawab tim.

Kebingungan adalah salah satu cara termudah dan paling tidak sehat untuk menggagalkan kolaborasi lintas tim. Komunikasi yang jelas sangat penting untuk kesuksesan.

Ketika kita tidak jelas, kita secara tidak sengaja menumbuhkan ketidakpercayaan di antara tim. Ketidakpercayaan menyebabkan kurangnya pencapaian karena menghambat pertumbuhan.

Jika kita ingin membangun kepercayaan dengan kolaborator lintas tim kita, pertama-tama kita harus mendefinisikan siapa yang melakukan apa dan siapa yang melapor kepada siapa.

Check-in mingguan tidak dimaksudkan untuk mengatasi semua masalah bisnis. Mereka berusaha untuk menjadi efisien untuk memastikan bahwa semua orang memahami apa yang mereka lakukan.

Ada kekuatan sederhana dalam membuat setiap orang tahu apa yang harus mereka lakukan dan siapa atasan langsung mereka.

Ketika Anda berusaha untuk mendefinisikan konsep-konsep ini, Anda menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda dapat dipercaya. Ketika mereka mempercayai Anda, mereka akan berkontribusi pada efisiensi dan kesuksesan tim.

Ini mungkin terdengar sederhana, namun jika kita memahami dasar-dasarnya, kita bisa menang di semua level. Jadi, jangan takut dengan permulaan yang sederhana atau hal-hal kecil, karena hal inilah yang akan mendorong Anda dan kolaborasi lintas tim ke garis finish.

Lakukan kerja keras untuk menghasilkan alat di depan sehingga Anda tidak perlu berurusan dengan kerusakan di kemudian hari.

Praktik terbaik.

Buat diagram alur dan deskripsi pekerjaan. Orang-orang mengikuti apa yang mereka lihat, bukan apa yang Anda katakan.

Penting juga untuk menyadari bahwa orang jarang mengingat informasi ketika dibutuhkan. Menyimpan bagan alur tim dan deskripsi pekerjaan di tempat yang mudah dilihat dan diakses dengan cepat dan sering akan meningkatkan keberhasilan komunikasi lintas tim Anda.

Ciptakan Sistem.

Saya pernah mendengar bahwa sebuah sistem dapat menghemat waktu, energi, dan uang.

Pertimbangkan bagaimana sistem (proses) yang Anda rancang akan menjadi fondasi bagi pertumbuhan tim Anda. Segala sesuatu yang ada memiliki sistem yang melaluinya berfungsi.

Ambil contoh tubuh manusia. Tubuh manusia adalah sebuah sistem untuk menjalankan sistem. Tubuh manusia adalah sistem yang rumit yang mencakup sistem neurologis, sistem endokrin, dan berbagai sistem lainnya. Ketika sistem-sistem ini berfungsi secara optimal, maka tubuh manusia akan menjadi kuat dan sehat.

Mengapa kolaborasi lintas tim Anda harus dipandang secara berbeda? Berbagai sistem yang dioptimalkan akan membantu tim mencapai kinerja terbaik.

Untuk meningkatkan kolaborasi lintas tim secara efektif, pemimpin harus membuat dan menerapkan sistem khusus tim. Anda akan memerlukan metode untuk semua yang Anda lakukan.

Sistem komunikasi, sistem penganggaran dan pengeluaran, sistem pemasaran, sistem tindak lanjut, dan sebagainya, semuanya diperlukan. Semakin banyak mekanisme yang Anda terapkan, semakin baik kolaborasi lintas tim akan berfungsi.

Praktik Terbaik.

Setelah Anda menghabiskan waktu untuk membuat setiap sistem, buatlah dokumen yang dapat dibagikan yang berisi semua sistem tersebut. Ini akan menjadi dokumen yang hidup, karena sistem dapat dan sering berubah.

Izinkan anggota tim yang lain untuk berkomentar tentang bagaimana sistem tersebut dapat ditingkatkan. Semakin banyak umpan balik yang diberikan oleh tim, semakin banyak pula dukungan mereka, dan semakin baik pula sistemnya.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah jangan menerapkan setiap perubahan yang ditawarkan. Sebaliknya, diskusikan modifikasi tersebut dengan anggota tim dan tentukan bagaimana mereka percaya bahwa hal tersebut akan bermanfaat bagi sistem.

Jika perubahan yang diusulkan dapat meningkatkan sistem, maka ubahlah. Namun, jika penyesuaian yang diusulkan tidak meningkatkan sistem yang ada, biarkan saja.

Bersikaplah transparan dan singkirkan penghalang informasi.

Kepercayaan adalah bahan bakar roket yang mendorong semua kolaborasi lintas tim. Semakin sedikit orang mempercayai Anda, semakin sedikit produksi yang akan Anda terima dari mereka.

Ketidakjujuran dan ketidakpastian adalah dua faktor yang paling signifikan yang mengurangi kepercayaan dalam sebuah tim. Ketika Anda melihat dua karakteristik ini dalam kepemimpinan tim, tim mulai curiga bahwa para pemimpinnya tidak jelas dan menyembunyikan sesuatu.

Bukan seperti itu yang Anda inginkan untuk dirasakan atau dipikirkan oleh staf Anda. Sebaliknya, Anda ingin tim Anda tahu bahwa mereka dapat percaya bahwa Anda adalah orang yang seperti yang Anda katakan. Anda ingin tim tahu bahwa para pemimpin tidak menyembunyikan apa pun. Semuanya kembali pada komunikasi yang lugas.

Jika kepemimpinan kolaborasi lintas tim berani bersikap transparan dan menghilangkan hambatan komunikasi, Anda akan memiliki salah satu tim yang paling sehat dan efektif.

Seringkali, menolak untuk jujur akan menghancurkan semangat tim dan menghalangi tim untuk mencapai potensi penuhnya. Saya tidak bisa melebih-lebihkan pentingnya tips ini.

Selama 20 tahun terakhir, saya telah menyaksikan tim demi tim hancur karena kepemimpinannya terpaku pada keinginan mereka untuk merahasiakan sesuatu. Mereka lebih tertutup daripada transparan. Alih-alih menjadi banyak bicara dan berani, mereka justru diam dan ketakutan.

Setiap tim yang memiliki pemimpin yang tidak aman pada akhirnya akan gagal. Jangan terjebak dalam pemikiran bahwa Anda perlu menyembunyikan sesuatu.

Bersikaplah terbuka dan berani. Tunjukkan siapa diri Anda. Tunjukkan kepada tim di mana letak keberhasilan dan kekurangannya. Jadilah pemimpin tim dan panutan bagi yang lain.

Praktik terbaik.

Gunakan sesi check-in mingguan Anda untuk mendiskusikan masalah yang Anda hadapi sebagai sebuah tim.

Jujur dan terus terang mengenai kemajuan tim dalam mencapai tujuannya. Sampaikan hambatan dan keterbatasan yang dirasakan oleh tim. Minta maaf jika Anda telah memperlakukan atau tidak menghormati anggota tim mana pun.

Saat meminta maaf, pastikan Anda telah mempertimbangkan kapan waktu yang tepat untuk meminta maaf. Anda tidak boleh meminta maaf kepada mereka dengan lemah. Namun, jika Anda menyadari bahwa Anda telah melakukan kesalahan, akuilah.

Yang terpenting, selalu berusaha untuk bersikap setransparan mungkin dengan tim yang telah ditugaskan kepada Anda.

Kesimpulan

Kemitraan lintas tim dapat menimbulkan kekhawatiran. Bekerja di dalam satu kelompok memang sulit, namun bekerja di dalam satu kelompok sambil berkolaborasi dengan beberapa kelompok lain bisa membuat stres. Jika Anda mengikuti lima langkah untuk meningkatkan komunikasi lintas tim ini, Anda akan mulai mendapatkan hasil yang Anda inginkan.

Ini akan membutuhkan waktu, usaha, dan dedikasi, namun Anda bisa mencapainya. Mengerjakan langkah-langkah tersebut setiap hari akan menghasilkan kolaborasi lintas tim yang sukses.

Pemimpin yang tidak dapat dipercaya pasti akan gagal pada suatu saat. Jangan terjebak dalam pemikiran bahwa Anda harus mencapai sesuatu.

Transparansi dan keadilan sangatlah penting. Miliki, siapa Anda. Tunjukkan pada tim, di mana kemenangan dan kegagalan. Ada pemimpin yang dibutuhkan oleh Tim dan diakui oleh orang lain.

About Post Author

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *