Apakah Anda ingin meningkatkan produktivitas dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu singkat? Berikut adalah lima cara efektif yang bisa Anda coba.
Berapa banyak tugas yang harus Anda selesaikan hari ini? Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya? Menyelesaikan daftar tugas Anda mungkin tampak seperti tantangan yang sulit, tetapi dengan mencoba lima tips berikut ini, produktivitas Anda akan meningkat secara signifikan.
1. Gunakan Timer untuk Setiap Tugas
Jangan remehkan kekuatan sebuah timer. Mengatur timer untuk setiap tugas dapat membantu Anda membagi waktu menjadi lebih teratur dan terukur, sekaligus memberikan tekanan ringan yang mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas sesuai target.
Dengan membagi daftar tugas menggunakan bantuan timer, Anda juga akan merasa beban kerja lebih ringan, yang pada akhirnya mengurangi tingkat stres. Selain menggunakan timer di ponsel, Anda bisa mencoba aplikasi pelacak waktu yang lebih detail untuk menganalisis bagaimana Anda membagi waktu sepanjang hari.
2. Fokus pada Satu Tugas dalam Satu Waktu
Jika Anda memiliki daftar tugas yang panjang, mungkin Anda tergoda untuk mencoba menyelesaikan semuanya sekaligus. Namun, ini sering kali mengakibatkan pekerjaan yang kurang maksimal dan stres yang tidak diinginkan. Sebaliknya, coba praktikkan “solo-tasking”.
Solo-tasking berarti memfokuskan seluruh perhatian pada satu tugas pada satu waktu. Meskipun pendekatan ini mungkin terasa sulit pada awalnya, manfaatnya sangat besar. Anda akan lebih fokus dan menghindari gangguan. Jika Anda sering terganggu oleh media sosial atau pop-up iklan, cobalah fitur seperti Focus Assist di komputer Anda.
3. Kode Warna Berdasarkan Prioritas
Siapa yang tidak suka sedikit warna dalam hidupnya? Jika Anda sering kali menunda tugas penting hingga menit terakhir, menggunakan kode warna dapat membantu. Warna akan menonjolkan tugas yang paling penting di antara tugas-tugas lainnya.
Misalnya, di aplikasi manajemen proyek seperti Asana, Anda bisa menggunakan kode warna untuk memprioritaskan tugas. Pilih tiga warna; satu untuk tugas prioritas rendah, satu untuk tugas prioritas menengah, dan satu untuk tugas prioritas tinggi. Dengan begitu, Anda bisa langsung melihat tugas mana yang harus diselesaikan lebih dulu dan mana yang bisa dipindahkan ke daftar tugas hari berikutnya.
4. Kelompokkan Tugas
Jika Anda suka bekerja dalam kondisi “in the zone”, Anda pasti akan menyukai teknik time batching. Saat menggunakan teknik ini, Anda mengelompokkan tugas berdasarkan tingkat fokus yang diperlukan, baik itu pekerjaan ringan atau pekerjaan mendalam.
Pekerjaan ringan membutuhkan sedikit perhatian dan fokus, seperti tugas administratif. Sementara itu, pekerjaan mendalam memerlukan fokus dan energi mental yang maksimal, tugas-tugas inilah yang ingin Anda lakukan ketika berada dalam kondisi produktif. Dengan mengelompokkan tugas di awal hari, Anda bisa memanfaatkan “flow state” saat melakukan pekerjaan mendalam, dan menyisakan pekerjaan ringan untuk akhir hari atau saat istirahat.
5. Gunakan Aturan Lima Menit
Terakhir, jika Anda sering menunda-nunda pekerjaan, aturan lima menit mungkin bisa menjadi solusi untuk memulai. Aturan ini adalah teknik perilaku kognitif yang “menipu” otak untuk memulai sesuatu yang cenderung Anda hindari. Berkomitmenlah untuk mengerjakan tugas selama lima menit, dan setelah lima menit berlalu, Anda bebas untuk berhenti jika ingin. Namun, kemungkinan besar setelah Anda mulai, Anda akan melewati hambatan awal dan dapat menyelesaikan tugas dengan lebih mudah.
Menggabungkan Trik-Trik Produktivitas Ini
Anda tidak harus menerapkan semua trik produktivitas ini sekaligus; lebih baik mulai dengan satu atau dua, dan secara bertahap tambahkan yang lain setelah Anda terbiasa. Lama-kelamaan, Anda akan bisa menggunakan kode warna dan time batching untuk daftar tugas Anda, sambil mengatur timer untuk aturan lima menit dan fokus pada satu tugas pada satu waktu.
Dengan menerapkan tips ini, Anda akan merasakan peningkatan produktivitas yang signifikan dan mampu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.