Dengan keterampilan komunikasi yang tepat, tenggat waktu yang terlewat akan menjadi masa lalu.
Saya ingat saat saya berpikir bahwa visi yang kuat dan berbicara dengan percaya diri akan cukup untuk memotivasi karyawan saya untuk menyelesaikan apa pun. Saya juga ingat hari-hari berikutnya, ketika pekerjaan tim saya mungkin tertunda atau akhirnya diserahkan dengan kualitas yang kurang baik. Pada akhirnya, tanggung jawab ada pada saya.
Studi tahun 2018 oleh The Economist Intelligence Unit menemukan bahwa 44 persen eksekutif senior, manajer, dan staf junior percaya bahwa komunikasi tempat kerja yang buruk menyebabkan keterlambatan dan kegagalan proyek.
Itu masalah serius, tetapi itu adalah masalah yang bisa diselesaikan. Berikut adalah empat langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan komunikasi dan memotivasi karyawan untuk menyelesaikan proyek mereka tepat waktu.
1. Jelaskan Proyek dengan Jelas dan Pastikan Ekspektasi Anda Dipahami
Sebagai karyawan, meminta bantuan bisa terasa menakutkan. Saya ingat beberapa kali ketika saya menjelaskan cakupan proyek kepada anggota tim, mereka mengangguk sebagai tanda paham, dan saya meninggalkan pertemuan dengan yakin bahwa pekerjaan akan selesai sesuai harapan saya. Yang tidak saya sadari adalah seberapa sering anggukan itu menyembunyikan keraguan mereka untuk meminta bantuan atau klarifikasi.
Contohnya, saya pernah meminta seorang karyawan untuk menghubungi restoran dan organisasi lokal yang mungkin tertarik mensponsori buletin kami agar kami mendapatkan aliran kas tambahan dan cara untuk terlibat dalam komunitas.
Seminggu kemudian, ketika saya menanyakan kemajuannya, dia tampak bingung. Dia belum melakukan apa-apa, katanya, karena dia menunggu untuk mengetahui siapa yang harus dihubungi dan apa yang harus dikatakan. Saya menganggap dia akan mencari tahu sendiri. Karena saya tidak secara tegas mengatakan itu, dia salah paham dan tidak ada yang tercapai. Saya kesal, tapi saya tidak bisa menyalahkan semuanya padanya.
Ketika Anda meminta sesuatu dari karyawan Anda, penting agar mereka benar-benar memahami apa yang Anda harapkan, dari jadwal hingga substansi pekerjaan hingga kreativitas yang dapat mereka terapkan. Tekankan bahwa mereka harus bertanya untuk mencegah kebingungan sejak awal. Mungkin terasa seperti Anda menyatakan hal yang sudah jelas, tetapi ini sepadan dengan upaya ekstra.
2. Dapatkan Dukungan pada Proyek
Sulit memotivasi diri sendiri atau orang lain untuk mengerjakan sesuatu yang tidak bermakna atau menarik secara pribadi.
Artikel Harvard Business Review tahun 2017 yang ditulis oleh psikolog organisasi Lewis Garrad dan guru psikologi bisnis Tomas Chamorro-Premuzic mengonfirmasi hal ini. Mereka menulis, “Penelitian menunjukkan bahwa hadiah ekstrinsik (seperti uang) sedikit membantu untuk menahan tugas yang tidak menyenangkan atau membosankan, dan psikolog telah menunjukkan bahwa pekerjaan yang menantang bisa menyenangkan dan memotivasi, pekerjaan yang menuntut atau membosankan menguras energi tidak peduli apa pun.”
Apa yang dianggap memotivasi bervariasi dari orang ke orang, tetapi mengetahui apa yang dihargai oleh karyawan Anda dan menanyakan ide-ide mereka tentang proyek adalah langkah ke arah yang benar.
Ketika saya menyajikan rencana kepada karyawan dan meminta umpan balik sebelum melanjutkan, hasilnya jauh lebih sukses. Tidak hanya karyawan saya merasa dihargai dan didengarkan, tetapi mereka sering kali memberikan ide dan saran yang berguna yang belum saya pertimbangkan sebelumnya. Ini meningkatkan dukungan dan kepemilikan mereka terhadap pekerjaan karena itu juga merupakan refleksi dari ide-ide mereka sendiri.
3. Periksa Secara Berkala
Anda telah mengomunikasikan ekspektasi Anda, dan karyawan Anda tampaknya termotivasi. Langkah selanjutnya adalah memeriksa mereka secara berkala sepanjang proses. Ini menunjukkan minat dan keterlibatan Anda yang berkelanjutan dan juga memberi Anda kesempatan untuk memantau pekerjaan saat sedang diselesaikan. Hindari mengawasi secara berlebihan.
Jika seseorang memulai dengan langkah yang salah, lebih baik mengetahui itu setelah beberapa hari daripada setelah proyek selesai. Selain itu, memeriksa secara berkala membuat karyawan bertanggung jawab. Pikirkan tentang semua saat di sekolah ketika Anda menunda mengerjakan esai atau belajar untuk ujian hingga menit terakhir. Memeriksa karyawan mencegah penundaan dan menjaga mereka, serta proyek Anda, tetap berada di jalur yang benar.
4. Berikan Umpan Balik Konstruktif
Saya menemukan bahwa setiap kali saya memberikan umpan balik konstruktif kepada karyawan tentang pekerjaan yang mereka tunjukkan kepada saya, saya akan melihat bahwa mereka telah membuat perbaikan pada saat saya memeriksa mereka lagi.
Seperti dijelaskan dalam artikel HBR di atas, pekerjaan yang menantang bisa menyenangkan. Namun pekerjaan yang menantang adalah pekerjaan yang sulit, yang berarti mungkin ada ruang untuk perbaikan. Mendukung karyawan sepanjang proyek membantu mereka belajar dan berkembang. Hasil akhirnya adalah karyawan yang lebih bahagia yang bangga dengan pertumbuhan mereka serta produk akhir yang lebih berkualitas.
Semua ini terlihat sederhana, tetapi menjadi sengaja dengan komunikasi Anda kepada karyawan akan sangat berpengaruh terhadap kesuksesan—baik Anda maupun mereka.