Kita semua tahu bahwa multitasking tidak baik untuk kita, tetapi bagaimana kita bisa menghindarinya? Berikut adalah empat teknik untuk mengurangi multitasking dan meningkatkan produktivitas.
Mengerjakan satu tugas dalam satu waktu adalah teknik yang paling efektif dalam bekerja. Namun, kita sering menemukan diri kita terseret ke dalam tugas-tugas yang tidak perlu tanpa menyadarinya.
Anda mungkin mulai melakukan multitasking karena takut akan melupakan suatu hal jika Anda tidak segera menyelesaikannya. Atau Anda mungkin percaya bahwa Anda tidak dapat menjadi produktif pada tugas awal dan beralih akan memungkinkan Anda untuk mencapai lebih banyak hal.
Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas Anda, hindari membagi fokus Anda lebih dari yang diperlukan. Berikut adalah empat teknik untuk mengurangi multitasking di tempat kerja.
Tuliskan gangguan Anda.
Jika Anda mengingat sesuatu saat bekerja, tulislah. Dengan menuliskan tugas tersebut, Anda menghilangkan kemungkinan Anda akan melupakannya nanti. Cara ini bekerja paling baik jika daftar tugas Anda mencakup apa pun yang dapat mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan. Hal ini mungkin berisi masalah yang ingin Anda teliti atau konsep seni yang tidak ingin Anda hilangkan.
Hal ini paling baik dilakukan dengan daftar pensil dan kertas sederhana. Dengan begitu, Anda tidak akan terjebak dalam dialog “tambahkan tugas” yang rumit. Namun demikian, jika Anda menggunakan daftar tugas digital, pastikan daftar tersebut menyertakan kemampuan “tambah cepat”. Hal ini membantu menghindari gangguan saat mengisi kolom.
Trello bekerja dengan baik untuk hal ini karena Anda dapat dengan mudah menambahkan kartu dengan mengklik kanan di mana saja di papan tulis. Kemudian Anda dapat menambahkan kategori, lampiran, tanggal jatuh tempo, dan detail lainnya sesudahnya.
Pahami apa yang memotivasi Anda.
Terkadang Anda merasa tidak ada kemajuan dalam mengerjakan tugas. Kemudian Anda memanjakan diri dengan pengalih perhatian, dan sepertinya Anda bekerja lebih cepat! Namun, Anda tetap harus melakukan pekerjaan yang lambat.
Terkadang kita melakukan banyak tugas sebagai alasan untuk melepaskan diri dari pekerjaan yang monoton dan melakukan sesuatu yang lebih menarik. Mengelola energi Anda dengan “kemenangan yang mudah” boleh-boleh saja, namun membiarkannya mengalihkan perhatian Anda sepenuhnya dari pekerjaan tidaklah baik.
Pendekatan termudah untuk menghindari hal ini adalah dengan mengenali perbedaan antara pekerjaan yang penuh energi dan pekerjaan yang mudah. Jurnal kesehatan mental adalah pendekatan yang fantastis untuk melacak kegiatan Anda yang penuh energi. Aplikasi buku catatan yang dirancang dengan baik memungkinkan Anda untuk memasukkan tingkat energi Anda dengan satu atau dua ketukan sederhana. Setelah satu periode, Anda dapat melihat kembali dan melihat aktivitas mana yang berhubungan dengan lonjakan energi.
Tetapkan prioritas dan tenggat waktu.
Alasan lain untuk melakukan banyak tugas adalah karena Anda merasa memiliki cukup waktu. Multitasking memang mengurangi produktivitas, namun jika Anda tidak sedang terburu-buru, hal ini tidak terlalu menjadi masalah. Untuk membuat keputusan yang tepat, Anda harus terlebih dahulu memahami prioritas Anda sendiri.
Solusinya adalah dengan secara eksplisit mengidentifikasi tugas-tugas dengan prioritas dan tanggal jatuh tempo. Sangat menggoda untuk melakukan banyak tugas saat mengerjakan sesuatu yang membosankan. Jika Anda memberikan rentang waktu tertentu untuk setiap pekerjaan Anda, Anda akan dapat mengetahui kapan waktunya untuk fokus dan menyelesaikannya, dan kapan Anda dapat menundanya untuk sementara waktu.
Tutup Aplikasi Saat Anda Selesai.
Banyak tugas yang mengharuskan Anda menggunakan lebih dari satu aplikasi sekaligus. Ini bukanlah multitasking yang sebenarnya dan pada dasarnya tidak dapat dihindari. Multitasking yang sebenarnya terjadi ketika Anda mencoba mencapai dua atau lebih tujuan terpisah pada saat yang bersamaan.
Anda dapat membuka banyak aplikasi jika Anda membutuhkan semuanya untuk menyelesaikan tugas Anda saat ini. Namun, setiap jendela yang tidak perlu akan membagi perhatian Anda, sehingga lebih mudah teralihkan.
Untuk mengatasi hal ini, biasakan untuk menutup aplikasi segera setelah Anda selesai menggunakannya. Anda juga dapat mencoba menggunakan aplikasi multitasking. Alat-alat ini memudahkan Anda untuk berpindah antar jendela dan melacak apa saja yang sedang terbuka.
Kurangi multitasking untuk meningkatkan produktivitas.
Multitasking bukanlah pembunuh produktivitas secara instan, tetapi harus dijaga seminimal mungkin. Saran-saran ini dapat membantu Anda menghindari jenis multitasking yang mengurangi produktivitas.